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Ene 03 2013

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Lean. Formar al equipo para el Sistema Visual Pull. L9

Para desarrollar un Sistema Visual de Producción y Retirada Pull es necesario contar con el personal necesario para llevar a cabo tal proceso, y es igual de cierto que es necesario coordinar e identificar quien necesita formación y que tipo de formación sería necesaria (clave para que cualquier implementación sea exitosa) . Cuando hagamos la lista no debemos contar solo con los operarios de máquina, sino también con aquellos que muevan el material, y con aquellos que utilicen el material. En resumen, todo aquel que toque el producto debería ser considerado para formar parte de posible formación específica en el asunto. No todo el mundo debe ser formado al mismo nivel y con el mismo detalle, por lo que a continuación hago una pequeña lista de quien debería estar en ese plan de formación.

 

  • Jefes de Equipo y responsables.
  • Operarios de máquina.
  • Almaceneros.
  • Directores.
  • Planificadores de producción.

El despliegue de la formación para el Sistema Visual de Producción y Retirada (Kanban) será para todo el mundo que esté involucrado en la operación con el Kanban y en la creación del Kanban en si misma, señales, puntos de control, etc.

Cuando nos dispongamos a organizar como vamos a formar al personal, debemos centrarnos en como trabajará el Kanban y para ello podríamos seguir el siguiente formato u hoja de ruta:

  • Bases.
  • Operaciones.
  • Flujo.
  • Reglas.
  • Ejemplos What – if.

En este punto debemos evitar hacer el proceso demasiado teórico. En cualquier caso, es mejor hablar de que es un sistema de gestión Visual, para que sirve, y que es lo que hará por nosotros en nuestro punto de trabajo, por ejemplo:

  • El Kanban es un sistema de señales visuales que se basa en una planificación basada en la demanda. El producto se fabrica y se suministra al proceso cliente, solo si este ha hecho uso. El operario no recibirá una orden de fabricación o una planificación de pedidos desde el departamento de programación. El Kanban en si mismo, será su planificación dentro de la linea.
  • Debemos explicar a los operarios que estamos aquí para formarlos en como usar el programa Kanban y que los ayudaremos en todo lo que sea necesario
  • Hemos de explicarles que este tipo de sistema es algo más que una estrategia de reducción de inventario, ya que ayuda a mejorar el flujo, reducir o eliminar los cambios u operaciones de preparación entre referencias, también ayuda simplificar la producción, permite su visibilidad, y deja a los operarios el control de las operaciones en la linea por lo que el autocontrol de la producción y de la calidad es necesario.
  • El siguiente paso es especificar lo que el Kanban es, y como se mueve a lo largo del proceso. Hay que discutir en detalle y mostrar como se mueve a la vez que mostramos un ejemplo del signo visual usado y hacemos un gráfico o diagrama para señalar como se despliega el flujo a lo largo de la linea. Como ya sabemos, cualquier gráfico, dibujo o similar, es siempre mejor que las propias palabras, y nos ayudarán a discutir las decisiones de programación.
  • Seguidamente, discutir las reglas para operar el Kanban se vuelve necesario, por lo que hay que listarlas cada una por separado teniendo la seguridad de que todo el mundo las entiende perfectamente a la vez que entiende su significado. Es posible que durante la discusión de las reglas parte del personal se muestre confuso, por lo que es necesario estar atentos y repetir las cosas las veces que sean necesarias y si es posible, ese mismo personal que ya entiende su funcionamiento nos ayude con aquellos más rezagados.
  • Es posible que durante la discusión, puedan generarse dudas sobre el correcto funcionamiento, por lo que no debemos tener miedo de realizar los cambios necesarios en las reglas, si con eso conseguimos que el lanzamiento del programa sea exitoso. Recordemos cambiar y revisar la documentación si hacemos cambios.
  • Una vez que todo el mundo entienda como funciona y su flujo en la linea, llega el momento en que podemos empezar a explicar como será el proceso de programación. Después de explicar el proceso, deberemos ir con los operarios al taller y delante de los signos visuales que ya tendremos repartidos, empezar a desarrollar escenarios What-if para reforzar las dudas que suelen aparecer en el momento de tomar decisiones por parte de los operarios. Preguntar que decisión tomarían en cada caso y discutir el porqué de esa decisión con todo el grupo. Desarrollar los suficientes escenarios diferentes para que todas las opciones posibles queden cubiertas.
  • No es necesario ser muy crítico con el personal. Lo importante es que conviertan el proceso en algo propio, que lo hagan suyo y que pasen a ser los propietarios. Necesitamos que los operarios se sientan confortables con las decisiones que ellos toman.
  • Finalmente hemos de discutir con los operarios en que condiciones se deberá llamar al personal autorizado para ayudar ante un problema. Cuando uno de estos eventos tiene lugar, el operador debe tener claro cual es la forma de proceder, a quien se debe dirigir, y por supuesto, esa persona debe saber como proceder cuando un operario solicita ayuda.

Una vez seguidos todos estos pasos se hace necesario llevar a cabo un simulacro para:

i) Buscar defectos en la forma y ejecución.

ii) Asegurarnos de todo el mundo entiende el funcionamiento y su papel en el proceso.

Cuando lo hagamos debemos tener preparada la información utilizada durante la formación, las reglas, los diagramas, y todo lo necesario para discutir cualquier evento con los participantes del simulacro. Es posible realizar este simulacro en el aire, es decir, sin utilizar material real, por lo que podemos realizar los movimientos utilizando personas en lugar de material, aunque lo verdaderamente importante es que el simulacro tenga lugar en el sitio real de trabajo. No vale hacer un simulacro fuera del lugar de implantación del Kanban. Lo importante es reforzar los conocimientos, y aprender con la práctica.

Nuevamente, si surge la posibilidad de introducir cambios, aprovechar la oportunidad para hacerlos, para luego no tener que evitar los costes de los errores una vez que ya está implantado el sistema. Aprovechar para preguntar también a los operarios que es lo que no entienden, que es lo que no les gusta, etc. Discutir todo esto con los operarios, es importante para reforzar sus conocimientos y además como integrantes del taller es probable que conozcan los problemas de primera mano, por lo que sus apreciaciones generalmente son oportunas y bienvenidas.

Finalmente, y debido a que con este sistema se genera un cambio muy grande en la cultura de la organización, debemos ser sensitivos y ayudar con los miedos que puedan surgir en el resto de personal de la organización, entre otras cosas debido al traspaso del control de la linea de producción a los operarios. Si lo hacemos bien e implementamos correctamente el sistema, los resultados rápidamente nos ayudarán a estar confiados en su funcionamiento.

Resumiendo, el proceso de formación seguiría el siguiente esquema:

– Bases para el Kanban.

– ¿Como funcionará el Sistema Visual? ¿Cual es la señal? ¿Como se moverá el material? Revisar las reglas.

– ¿Cuales son las decisiones de programación y las reglas para tomar las decisiones? Usar ejemplos de diferentes condiciones de programación para mostrarlo.

– Discutir cuando pedir ayuda y que hacer cuando nos encontramos con una señal roja.

– Hacer un simulacro.

 

 

Sobre el Autor

Javier Solé (autor)

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