Hace unos dias estuvimos hablando de la palabra Kaizen y de su significado como proceso de mejora continua. Punto Kaizen es en su filosofía diferente a un Evento Kaizen. Los eventos Kaizen se suelen referir a rápidos eventos de mejora que suelen involucrar a un grupo reducido de empleados de la compañía. Estos empleados suelen ser reunidos con el objetivo de abordar la mejora de un área específica de la organización. A diferencia de una propuesta punto Kaizen, un evento Kaizen, si está bien pensado y preparado, puede generar grandes oportunidades de mejora en la organización.
Algunas organizaciones utilizan este tipo de eventos, aunque es posible que no tengan una cultura adquirida y dirigida al cambio, lo que hace que muchos de sus esfuerzos acaben en un pozo sin fondo ante la impotencia de poder mantener una consistencia. Es importante que los operarios estén involucrados al igual que la Dirección de la compañía, la cual debe establecer los objetivos claramente y el resultado esperado.
Para cualquier evento Kaizen es necesario desarrollar un seguimiento detallado de todos los pasos, y resultados. Resulta fundamental el uso de una hoja de trabajo como herramienta para mantener al día todos los eventos Kaizen, y con el objetivo de que todos los equipos puedan comprobar su estado.
Evento Kaizen
Lo ideal es que cualquier evento Kaizen se programe con un tiempo de antelación, por ejemplo de 2 a 4 semanas y suele resultar aconsejable que este tipo de reuniones se celebren con cierta similitud en el tiempo durante todos los meses, por ejemplo, la primera semana de cada mes. Es importante la constancia y mantener esta práctica con cierta consistencia en cuanto a la semana fijada, para que todos las personas que suelen atender este tipo de eventos puedan estar preparados, ya que conocen con antelación el periodo del cada mes en el cual tiene lugar la reunión.
Debemos escoger puntos o áreas de mejora que justifiquen un evento de este tipo. Siempre existe posibilidad de mejora aunque hayamos llevado a cabo un evento Kaizen en ese área con anterioridad. Un evento Kaizen, una vez hayan sido realizados los cambios, debe servir para mejorar positívamente el funcionamiento general de una planta.
Líder de equipo
El Champion Kaizen debe dirigir la mayoría de los eventos Kaizen. Los líderes de equipo asimismo, deben ser escogidos el día en que el evento Kaizen haya sido establecido.
Miembros del Equipo
El comité de trabajo Kaizen debe ser el encargado de seleccionar (atendiendo a criterios de proyecto en la planta y asegurándose de que nadie en el equipo faltará a la reunión) quienes van a ser los miembros del equipo unos días antes de que el evento tenga lugar. Al cumplir con esta acción unos días antes, nos aseguramos de que todos los miembros del equipo estarán presentes para el evento Kaizen y damos tiempo a todo el mundo para que puedan planificar todas sus actividades, con lo que de esta manera nos aseguraremos del éxito de evento al poder disponer de la participación del todo el equipo.
Fecha y Duración
Se ha comentado antes que los eventos Kaizen deben programarse unos días antes a las reuniones del comité kaizen. Los Eventos Kaizen pueden llegar a durar hasta cinco días, aunque según la complejidad del área a tratar, pueden tener Lead Times de hasta 3-4 semanas. El comité Kaizen es el que decide la duración y su seguimiento.
Se recomienda preparar el evento para aquellas horas en la que los operarios no trabajen, ya que llevar a cabo este tipo de eventos cuando los trabajadores están trabajando puede ser difícil y podemos interrumpir el transcurso normal del sistema productivo. Otra opción es planear los eventos Kaizen en horas nocturnas, siempre pensando en que no pueda afectar a temas de seguridad de los empleados.
Objetivo Estratégico
En teoría cada evento Kaizen debe seleccionarse en función de su contribución a las métricas de clave que la organización tenga definidas. Algunas de las métricas que deberían ser tratadas son las siguientes:
1. Mejora de la productividad.
2. Reducción de la Superficie de la línea o célula.
3. Reducción de la estación.
4. La reducción de la distancia de viaje.
5. Calidad.
6. Reducción del trabajo en proceso (WIP).
7. Reducción de inventarios.
Mediante la aplicación de 5S, la estandarización del trabajo, y la gestión visual de los elementos, estos siete indicadores deberían verse afectados de manera positiva. Si algunos de estos siete indicadores han mejorado, podremos asegurar que el equipo Kaizen está siguiendo la línea correcta, por lo que tendrá mucho éxito en la mejora de la rentabilidad de la empresa.
Resultados esperados
El comité Kaizen necesita antes del evento definir el porcentaje de cambio que tendrán los siete indicadores después de que el evento se haya completado. Se trata de hacer una estimación y no es algo que debas ser perfectamente exacto. Es importante tener un objetivo valorado para que el equipo Kaizen pueda centrar sus esfuerzos, con la idea de lograr esos resultados al menos en un mínimo. Tener desafíos y metas, son acciones saludables para alcanzar, y que pueden ayudar en cierta manera a que los miembros del equipo tengan un desafío en el que trabajar.
Planificación previa
Antes de un evento Kaizen siempre debería haber una preparación previa o análisis preliminar. Este tipo de análisis preliminar podría hacer referencia a un estudio de tiempos y movimientos por ejemplo, o cualquier otro estudio o informe que nos ayude a entender el punto en donde estamos y el punto al que queremos llegar. Asimismo, es posible que se necesite material especial (material para preparar los cambios) para esos días o material simple como podrían ser cintas métricas, cinta adhesiva, papel, etc.
Coste estimado
Se suele decir que siempre que sea posible realizar un evento Kaizen debe ser hecho con poco o ningún dinero. Sin embargo, es una buena práctica para el líder del equipo desarrollar un presupuesto para el evento Kaizen. Es bueno tener un presupuesto y el dinero reservado para el equipo.
Gasto de Evento
Asimismo es una buena práctica mantener al día la trazabilidad del dinero gastado en cada evento Kaizen. Comparar el coste estimado y la cantidad de dinero real gastado en cada evento Kaizen ayuda a entender muchas de las cosas hechas. Al final de un periodo de tiempo, el Líder del equipo puede sumar la cantidad gastada y compararla con la cantidad que se presupuestó inicialmente. En la mayoría de los casos, hay una gran diferencia, y suele pasar que a medida que los equipos refinan su enfoque en los eventos Kaizen, el dinero gastado será cada vez menor.
Los resultados reales
Después de que el evento Kaizen se haya completado y los operarios hayan tenido tiempo de adaptarse a su nuevo entorno y procedimientos, es importante documentar los resultados reales. Idealmente, los resultados reales deben ser mayores o iguales a los resultados estimados antes del evento Kaizen. Hay pocas ocasiones en que los esfuerzos del equipo están a la altura o por encima de los objetivos deseados. Es importante darse cuenta de que esto no es un fallo por parte del equipo, sino que es sólo una realidad que nos muestra que los eventos Kaizen no suelen ser una cosa fácil.
Líneas y elementos de Acción
Es raro que un equipo Kaizen complete todas las tareas durante el evento. Pueden haber problemas o pequeñas perturbaciones menores en el calendario que obligan al equipo a demorar algunas acciones. Además, con las demoras, el equipo tendrá mayores posibilidades de generar nuevas ideas adicionales que a veces no se pueden completar antes de que finalice el evento. Cada Líder del equipo debería tener una lista de todos aquellos elementos de acción que sea necesario cubrir durante el evento. Si algunos elementos de acción no han podido llevarse a cabo durante el evento, deberían ser completados antes de 30 dias. Treinta días es un plazo de tiempo bastante razonable para que los miembros del equipo completen el trabajo sin terminar, después de que regresen a sus responsabilidades habituales. Se trata de cerrar todos los puntos y cubrir todo los puntos para los que se han programado las acciones.
Fechas de entrega para los elementos de Acción
El comité Kaizen debe realizar un seguimiento de donde está el equipo durante y después del evento Kaizen y exigirles la responsabilidad para que completen su trabajo. Puede haber casos en que un miembro del equipo no pueda completar su punto de acción debido a circunstancias que puedan estar fuera de su control. El comité es responsable de eliminar los obstáculos para el miembro del equipo y la creación de nuevas fechas de vencimiento dentro de los 30 días.
Responsable
Cada miembro del equipo debe ser asignado a un elemento de acción. Si hay menos elementos inacabados que miembros del equipo, solo necesitamos doblar el número de personas para acabarlos. Si hay más elementos inacabados que miembros del equipo, el comité Kaizen deberá evaluar todos esos elementos y decidir quién va a hacer el trabajo y si el mandato de 30 días debe ampliarse en unos días más o por el contrario se programa otro evento Kaizen para resolver los particulares pendientes. El evento Kaizen se habrá completado realmente cuando todos los elementos de acción hayan sido terminado por todos los miembros del equipo. Para ello debemos asegurarnos de asignar los puntos de acción basándonos en las habilidades de los miembros del equipo. No podemos esperar que un operario que participa en una evento Kaizen y que tiene que volver a su trabajo en la línea de montaje al finalizar el evento, que finalice su elemento de acción al mismo tiempo.
Estado
Es importante hacer un seguimiento de todos los elementos de acción al terminar y evaluar los resultados encontrados. Al actualizar el estado de los elementos en la reunión del comité Kaizen, todo el mundo sabrá en que punto esta, cual ha sido el resultado, y cuando el evento Kaizen podrá ser realmente completado.
