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Nov 02 2013

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Learning Kaizen. Como Implementar un A3, Para Resolver Problemas. K7

A3 ReportEn ocasiones, para poder dar un punto de vista más objetivo a un problema que estamos tratando de resolver, necesitamos escribirlo. El simple hecho de plasmar el problema en un papel, nos puedes ayudar a pensar sobre la cuestión, quizás de diferente manera, y nos da la oportunidad de realizar la declaración del problema de múltiples maneras.

Realizar la expresión escrita de un problema, también nos ofrece la oportunidad de documentar las soluciones y los diferentes pasos necesarios para resolverlo, con el objetivo de acabar compartiéndolo con los demás, para recibir también sus aportaciones y su feedback. Esa información compartida y esas aportaciones son las que más tarde nos permitirán construir soluciones.

Historicamente, el A3 era enseñado por el supervisor en las plantas de toyota, casi de forma artesanal. La aproximación básica y sencilla de hacer de Toyota, era trabajar con los A3 a pie de planta, con una goma y un lapiz en un lado, y con una hoja de papel en el otro. Era su manera de documentar un proceso complicado de resolución de problemas, sin tener que utilizar montañas de datos y papeleo, o quizás actualmente utilizando una gran base de datos.

La idea cuando realizamos un A3 es resumir los aspectos necesarios y suficientes para resolver un problema, pero utilizando un enfoque más sencillo, tratando de abarcar toda aquella información que sea esencial, y que nos permita comunicar lo importante al resto de personas, esa parte central de la resolución de problemas y la toma de decisiones.

Un A3 debe ser sencillo, fácil de leer, fácil de interpretar y capaz de ser leído en pocos minutos. Pero una de sus mayores virtudes, es que está preparado para ser usado como parte del proceso de resolución de problemas.

Los pasos a seguir para su construcción serían más o menos los siguientes:

1.- En la parte superior izquierda del A3, normalmente solemos describir el problema. Es el punto en donde colocamos los conceptos básicos del problema y todo el histórico existente tras él. En resumen identificamos como se dice en inglés, “the big picture of the problem”. Un resumen a modo general de cual es el problema y cuales son los puntos que no funcionan, intentando comunicarlos de manera sencilla y eficaz. Si fuera necesario, podemos representar gráficamente el problema y emplear flechas para mostrar el flujo de información con el objetivo de que el lector pueda rápidamente evaluar el problema.

2.- Seguidamente, nos encontramos con el análisis que es el centro del proceso, y es por ello que debe ocupar la mayor parte del espacio a tal efecto, generalmente un tamaño de dos tercios de la parte total izquierda. Es necesario hacer un análisis exhaustivo y preciso para que las soluciones no sean las equivocadas. En este punto del análisis del problema, verificamos las posibles causas y tratamos de buscar todas aquellas que afectan directamente a la raíz del problema. De la misma manera que en el primer apartado, podemos usar gráficas y diagramas para estrechar y ajustar más aún las posibles causas. Evitar listas interminables de posibles causas y usas más los datos con el objetivo de describir los hechos. La manera ideal de hacerlo, es intentar que nuestro análisis fluya de paso en paso, manteniendo una progresión desde el problema en dirección a las causas.

3.- En la parte superior derecha nos encontramos con el plan de implementación. Una vez analizado exhaustivamente el problema nos embarcamos en las posibles soluciones y trazamos un plan de trabajo con las soluciones y contramedidas encontradas. Debemos destacar acciones de corto y largo plazo y mantener un calendario con su aplicación y posterior seguimiento.

4.- En la parte intermedia derecha trazamos los resultados de nuestra actividad. Necesariamente debemos mostrar los efectos de las acciones específicas tomadas. Nuevamente gráficos y diagramas son necesarios para mostrar de forma visual los resultados obtenidos. Comprobar que sea una mejora sostenida y representar las bondades de las soluciones establecidas y su efecto en el problema.

5.- En la última parte, debemos explicar los pasos siguientes a nuestra actividad. Por ejemplo, destacar si es necesario en el futuro continuar insistiendo y trabajando en el problema, si vamos a necesitar la ayuda de otros departamentos para mejorar, como vamos a mantener las mejoras sin que degeneren con el tiempo, cuales van a ser nuestros pasos para estandarizar las operaciones, etc.

A modo de ejemplo de A3 muy sencillo, en el siguiente link tenemos un ejemplo en PLANTILLA EJEMPLO EXCEL A3. Disponible desde el menú recursos.

Como ayuda para que la realización del A3 quede los más clara y sencilla posible, aquí algunos consejos:

  • Una imagen vale más que mil palabras. Preferible un formato visual a excesivas palabras.
  • Asegurar que todas las gráficas utilicen un formato adecuado tanto en tamaño como en la escala.
  • Evitar el uso de demasiados colores. No se trata de hacer una cosa bonita, sino un trabajo efectivo. Einsten dijo una vez: “Si tu intención es describir la verdad, hazlo con sencillez y la elegancia déjasela al sastre”
  • Utiliza las flechas para mostrar los flujos de información.
  • Tratar de conseguir que la información esté lo más ordenada posible para conseguir la claridad necesaria.

A modo de resumen diría que para conseguir un buen A3, es necesario conocer perfectamente un buen sistema de resolución de problemas, sino la cosa se complica y puede que no sea una buena solución. El punto importante que destacaría en la utilización de esta herramienta, es comunicar, obtener consenso, resolver problemas y obtener resultados. Nada más sencillo.

Links interesantes relacionados con la entrada:

http://altacuncta.wordpress.com/2012/02/28/a3-para-quien-es/

http://www.youtube.com/watch?v=HENSHpa_GkE&list=PL_fZfkRfe-Cfa_RzfnluccE5NHsX28CkQ

http://blogs.salleurl.edu/project-management/a3-thinking-%E2%80%93-una-simple-herramienta-lean-para-tu-proyecto/

http://www.beyondlean.com/support-files/a3-reports.pdf

http://www.kaizen-factory.com/2013/09/11/pdca-a3-dmaic-8dpsp-what-are-the-differences/

http://www.youtube.com/watch?v=ZssjC1XyJQg

http://www.youtube.com/watch?v=-lMebFbeCOY

 

 

 

Sobre el Autor

Javier Solé (autor)

Enlace permanente a este artículo: http://javiersole.com/?p=3851

1 comentario

  1. Xavier

    proba

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