Si miramos con atención, podemos encontrar muchas, muchísimas fuentes de datos en nuestra organización. Una de las consideraciones más importantes a las que debes atender, es asegurarte que la fuente que tu eliges como suministradora de material sensible, tenga los datos precisos y representativos del producto, servicio o proceso que tu quieres medir.
Una fuente común de datos suele ser la gente que trabaja en el proceso, producto o servicio del cual estamos intentando obtener información. Habitualmente intentamos conseguir datos partiendo de nuestros sistemas de información, activos informáticos, aunque también de forma muy frecuente, resulta que lo que quieres medir no puede ser capturado por el sistema o simplemente necesita un montón de esfuerzo el intentar extraerlo de otro dato anexo al proceso. La mejor opción en este caso es reunir la información de manera manual a partir de la gente o las personas que trabajan día a día en el proceso.
Es evidente, que cuando intentamos medir utilizando el personal que trabaja como fuente, especialmente personas de forma individual, hay riesgos que se generan inmediatamente. El error humano o la desatención son las más habituales o más comunes, aunque también pueden aparecer algunas fuerzas escondidas como las sospechas o las paranoias durante las mediciones (evitable con una buena definición de la operación) que pueden envenenar el proceso de una u otra manera.
Algunos consejos para realizar el proceso de recolección de datos a partir de las personas que trabajan:
- Debemos explicar claramente a todo el mundo porqué estas reuniendo los datos. Si todos conocen el porqué (la información es indispensable), será más fácil localizar el dato exacto de forma adecuada.
- Describir lo que planeamos hacer con los datos, informando que mantendrás confidenciales las identidades individuales. Incluye en tus explicaciones que los datos que se encuentren serán compartidos para mejorar los requerimientos que pide el cliente.
- Vigila las personas que eliges como recolectoras de datos. Nunca ofrezcas a las personas la oportunidad de reunir datos en función de un castigo o un premio.
- Sobretodo, mantén el proceso todo lo sencillo y directo que puedas. Las complicaciones o los procesos para medir que son complicados acaban alterando los resultados finales.
- Da a los recolectores la oportunidad de que puedan hacer ellos mismos la entrada de datos en los formularios. De esta manera se sentirán integrados e involucrados en el proceso y mejorarás el ambiente de trabajo en equipo.
- Fomenta el trabajo en grupo para alcanzar una actividad de mejora adecuada a tus objetivos de medición.
