¿Cómo sería el no tener que comprar nada en absoluto? ¿Es realmente necesario todo aquello que compramos? ¿como sabemos que no podemos prescindir de ciertos productos o servicios? ¿ Pueden ciertos grupos de material indirecto ser simplemente eliminados?

Por ejemplo, eliminar los papeles en la oficina es ahora posible ya que todo el trabajo puede hacerse a través del ordenador y todo el correo se puede llevar a través de sistemas ERP y de correo electrónico. A la luz de los avances actuales y de cara a los precios de la energía, es concebible que en una empresa nadie del personal tenga que viajar, ya que es posible tener una conferencia con proveedores o clientes en el otro extremo del mundo en una sala de reuniones virtual sin que se pierda el sentido de la reunión. ¿Es necesario el gasto en transporte?

Estas podrían ser sólo algunas de las ideas que podemos encontrar detrás del concepto de reducción de la demanda como una forma de recortar o eliminar determinados productos comprados. Podemos buscar estrategias adecuadas que se puedan adaptar a todas las áreas. Mediante la adopción de un enfoque sistemático y procedimientos bien comunicados, por ejemplo, una compañía puede ahorrar en los costos de energía sin detrimento alguno en su personal o en los procesos de producción.

Otros sencillos ejemplos podrían ser apagar nuestros ordenadores en lugar de dejarlos en stand-by durante toda la noche, o ajustar la calefacción y el aire acondicionado un grado, revisar las compras de material de oficina, papel, bolígrafos, toner, etc (que a veces tienden a ser vistos por los empleados como material de uso privado), revisar nuestras políticas de impresión de documentos, etc. Hay un número de sistemas simples para monitorizar la compra de suministros que normalmente no necesitan de ningún seguimiento. El mero hecho de que la empresa sepa lo que se proporciona a un individuo o empleado es un hábito que genera la disciplina y el aumento de su uso. Algunos elementos básicos de reducción de la demanda son los siguientes:

• El establecimiento de conciencia de los costes y las normas correspondientes. Todo el mundo en la organización debe saber con que facilidad se generan costes innecesarios y deben expresarse estándares para tomar conciencia en los empleados.
• La mejora y racionalización de los procesos de aprobación. Aplicar procedimientos de compra para la mejora de la eficiencia en el área.
• Hacer un mayor uso de productos sustitutivos de menor costo.
• La reducción de la frecuencia de uso.
• Limitar el alcance de los requisitos. No comprar un producto que exceda las necesidades básicas de uso.
• La reducción de las cantidades compradas.
• La eliminación de la demanda de ciertos productos. Eliminar aquello que pueda ser sustituido, o simplemente no se necesite)

Estos elementos básicos son más eficaces cuando se usan en conjunto, pero incluso con la aplicación de sólo unos pocos podemos conseguir una considerable traducción en ahorros. Como que una mentalidad de ahorro no siempre coincide con la cultura corporativa de algunas empresas, el cambio constante de la gestión es un factor de éxito que no debemos ignorar. En este caso, es necesario explicar en un contexto más amplio y analizar por qué las medidas son significativas y por qué que existen otras alternativas.

Es importante hacer un fuerte hincapié en los empleados para que se tome conciencia del alto coste que suponen algunos productos o servicios para la empresa. Es necesario que todo personal de la organización aprenda y obtenga cultura relacionada con la reducción o eliminación de la demanda innecesaria.