La implementación correcta de un proceso visual de producción y retirada de material dentro de la cadena de valor, no solo requiere del cálculo de la cantidad para cada unidad, sino que además hay que desarrollar el diseño y verificar como haremos el despliegue a lo largo de esta.

Para el desarrollo del diseño de un Kanban (ciclo visual de producción y retirada de señales) deberíamos pensar en tres aspectos:

• Seleccionar el mecanismo para la señalización del Kanban.
• Desarrollar las reglas para operar el Kanban.
• Crear los planes para la gestión visual del Kanban.

Desarrollar estas 3 cosas significa desarrollar una señal que avise a los operarios de producción de cuando deben:

• Fabricar las piezas.
• Realizar los cambios y preparaciones para nuevas fabricaciones.
• Parar la producción.

Las señales que nos aporta el Kanban son las encargadas de remplazar la planificación tradicional, y estas señales pueden ser cualquier cosa, desde tarjetas, hojas de papel, luces, objetos, señales en la pared, etc. El único requerimiento que debe tener el Kanban para ser seleccionado como señal es que sea fácilmente entendible (la señal debe ser clara), no sea ambiguo (las señales deben expresar perfectamente el contenido para lo que fueron diseñadas) y que sea mantenible (pueda seguir funcionando a lo largo del tiempo).

Las reglas que definamos son las que conducirán la operación y serán la guía para la planificación de la producción. Las reglas deberían incluir dirección de la secuencia, puntos de decisión, apoyo y cualquier otra cosa que que ayude a los operarios a tomar las decisiones correctas, como pueden ser quien hará la tarea, de que manera se va a proceder, quien ayudará a llevarla a cabo y en que condiciones, etc. Las reglas deberán usar fotos, dibujos, gráficos para facilitar su entendimiento, etc. Hemos de recordar que si queremos que algo se lleve a cabo, siempre es mejor dejarlo por escrito para poder entonces tener la completa seguridad que con el tiempo no acabará degenerando. Es habitual cuando los procesos no se dejan por escrito que con el paso del tiempo acaben haciéndose de cualquier manera diferente a la inicial, por lo que es posible que se acaben haciendo cosas que teóricamente no estaban programadas.

Los planes para determinar como comunicar la información del Kanban deben, a partir de estos momentos, empezar a desarrollarse. Los planes para la gestión visual del Kanban deberían incluir: la colocación de las señales, el marcaje del suelo o de las paredes, la publicación de las normas, la publicación de las ayudas para saber como realizar el trabajo, etc. El objetivo final sería que cualquier persona que pisará el centro de producción o los centros de almacenaje, pudiera fácilmente determinar el estatus actual de la producción; que se está haciendo, cuando se va a realizar un cambio, cuanto dura el cambio o preparación, que se necesita para producirlo, cuanto va a durar, donde hay que llevar los productos acabados, en que cantidad, cual es el volumen de reorden, etc. En definitiva, la gestión del plan visual también debería requerir de la comunicación de todas aquellas cosas que pensamos que todo el mundo sabe, pero que al final resulta que nadie sabe o que no es recordado.

Para la creación y diseño del Kanban, no hay que olvidar hacerlo con nuestro equipo de trabajo. Trabajando con nuestro equipo lograremos aumentar las probabilidades de éxito y aumentaremos las posibilidades de crear un diseño que funcione y que tenga un alcance y fin adecuados a los problemas. El equipo ayudará a identificar todos los obstáculos y trabajará para solventarlos. Una vez conseguido, estaremos en disposición de empezar una implementación exitosa.

El Kanban también nos puede ayudar en nuestros procesos de mejora continua. A medida que ganemos más y más experiencia, obtendremos cada vez más información que nos permitirá mejorar los flujos individuales de los procesos, integrando nueva información que nos ayudará a fomentar de manera continua el ciclo de mejora.

Una cosa importante durante el diseño del Kanban, es tener en mente la cultura organizativa de la empresa, ya que suele jugar un papel importante en todo el proceso. Hemos de buscar en la historia de la organización, profundizar en las cosas que funcionan y cuales son aquellas que no funcionan, investigar en el personal y en la forma con la que habitualmente se trabaja, y una vez hayamos recogido toda esa información, desarrollar un sistema de programación que se ajuste a la cultura de la organización. Lo que funciona en una compañía, puede que no funcione en la nuestra solo por las diferencias en el entorno cultural. Hemos de considerar cuidadosamente de que forma los operarios de producción manejarán las señales y su habilidad para tomar las decisiones basadas en las señales. Por tanto debemos: