Todos nosotros solemos hacer reuniones en el trabajo, si bien en ocasiones es complicado que las mismas transiten por un camino ordenado y planificado. Por el contrario, se suelen dar muestras de algunas situaciones curiosas, por ejemplo, rara es la reunión en donde los integrantes no hablan todos a la vez, o alguien se acaba saltando el horario establecido para empezar. Es por estas y otras razones, que antes de empezar una reunión, sobretodo antes de empezar algún nuevo proyecto o un nuevo ciclo de reuniones, es importante que recordemos a los componentes algunas normas de buen uso durante la misma.

Las normas durante las reuniones ayudan a que todos los componentes puedan realizar un seguimiento de las misma sin interrupciones y sin distracciones, cosa bastante importante para que todo el mundo este centrado en lo que tiene que estar y se acabe haciendo un uso del tiempo disponible al 100%. ¿cuales son esas distracciones o interrupciones más comunes que podemos ver habitualmente o que hayamos experimentado en nuestras reuniones de empresa? A continuación un pequeño manual para hacerlas más efectivas y eficientes:

• Utilizar la electrónica por excepción: ¿Que es lo que significa esto? Pues es muy sencillo. Todos los integrantes deben apagar los dispositivos móviles, al igual que apagar o bajar las pantallas de los portátiles. Nosotros no queremos tener interrupciones para poder estar centrados en lo que se está diciendo ya que el objetivo es poder colaborar con todos los integrantes a la vez.
• Una conversación cada vez: Es decir, no hablamos todos a la vez, sino que respetamos el turno de palabra de cualquiera de los integrantes en la reunión y solo habla una persona cada vez. Debemos dejar hablar a los demás y escucharles con interés, más allá de sus palabras, tratando de entender cómo se sienten y qué pretenden comunicarnos con lo que nos están diciendo. Si en algo no estamos de acuerdo, es importante expresarlo con corrección y ser capaz de entablar un diálogo en donde se puedan argumentar todas las posturas. No coincidir con la opinión o las ideas de otra persona no está reñido en absoluto con no saber conversar.
• Ser puntuales: Muy importante. Hay como una especie de dejadez a la hora de respetar los horarios tanto de comienzo como de finalización de las reuniones. Parece que cuando se llega tarde a la reunión es porque se ha estado haciendo algo más importante, cuando en realidad mucha gente no es consciente de que cuando se establece una reunión es porque realmente es importante lo que se tiene que discutir en ella y además hay gente participando que probablemente no está aprovechando su tiempo mientras espera al resto.
• Tomar notas:  Este tema es verdaderamente importante ya que tiene numerosas implicaciones en la productividad. Debemos tomar notas que representen tanto aspectos objetivos de la reunión como formas de actuar de los integrantes, posturas, diálogos, etc. Resultante interesante aprender a redactar notas durante una reunión usando símbolos asociados a cada punto, como por ejemplo lo que se proponen la web Mighty Notes. Algunas ideas para la organización personal pueden encontrarse en GTD (Get Things Done).
• Permanecer en el tema o en la agenda: ¿Quien no se ha encontrado en una reunión hablando de futbol o de cualquier otro tema que no tiene nada que ver con la agenda expuesta? Centrarse en los temas de la agenda y no separarse de los temas para los cuales ha sido convocada la reunión es algo que todo el mundo debe tener claro. El tiempo es oro, y cuando se convoca una reunión de trabajo hay que estar centrados al 100% en lo que hay que hablar y resolver.
• Centrarse en el QUE y no en el COMO: ¿ Como podemos estar seguros que nos centramos primeramente en el problema, para poder entenderlo antes de pasar directamente a centrarnos en la solución? A veces ocurre que queremos encontrar una solución demasiado temprano porque pensamos que conocemos perfectamente las causas, y no nos damos cuenta de que todavía no hemos entendido los verdaderos porques del problema. Por ello es necesario siempre centrarnos en QUE es lo que está pasando y el problema actual, entendiendo bien las razones antes de pasar a buscar COMO solucionarlo.
• Cualquier problema tiene solución: ¿No os ha pasado a veces en una reunión hay gente que piensa que las cosas no va a haber manera de que funcionen o que no va a existir una solución posible? Tener la menta abierta es algo muy importante y que conviene practicar para no perder la costumbre. Practicar con el ejemplo muchas veces ayuda a aquellos que no suelen tenerla. Es necesario ser positivo y pensar en que no importa las características del problema, ya que vamos a ser capaces de dar con la solución y mejorar. Debemos hablar con las personas que son negativas y que ponen obstáculos a todo, para poder entenderlos y comprender cual es su punto de vista y que es lo que necesitan para tener la mente abierta y ser capaces de generar cambio en ellos.