Una evaluación de la situación (Auditoría Interna o Análisis) es necesaria para poder conseguir unas bases sólidas en nuestro objetivo de generación de metas correctas para la organización. Sin un análisis de este tipo el equipo Líder estaría planificando en la oscuridad. Necesitamos algo en lo que basarnos. Un análisis para la identificación de las fortalezas y debilidades en algunas de las áreas importantes: Dirección, Producción, Marketing, Finanzas, I+D, etc, o en todas.

En Hoshin Kanri, no hay un modelo estratégico específico para el análisis. El único requisito para la evaluación es capturar usando las herramientas de visibilidad, de manera que la ruta lógica del equipo líder pueda ser claramente visible. Este equipo Líder tiene la responsabilidad de conducir y pilotar esta evaluación. Suele ser una costumbre que el equipo pueda disponer o utilice expertos en las diferentes áreas funcionales que este tratando de definir. Por ejemplo, expertos en dinámicas del mercado o expertos en áreas estratégicas claves como puede ser el área de Producción.

La clave principal es conseguir los mejores puntos de vista sobre que es lo que está pasando en el «enviroment» dentro del cual la organización está operando. Durante el primer año en que la organización este usando Hoshin Kanri y su operativa, hasta que el equipo no disponga de una matriz de referencia, debe trabajar centrándose en el análisis de la evaluación de la situación.

Este análisis debería centrarse en la verificación de los áreas relacionadas con los clientes, el mercados y los competidores, además de otros factores factores clave que pueden impactar en la organización durante los próximos 3-4 años.

Por ejemplo, durante una evaluación de la situación global de la compañía, el equipo líder podría empezar analizando diferentes dimensiones e implicaciones de su entorno operacional actual, para más tarde localizar los factores clave, que no son más que todas aquellas cuestiones que la organización necesita dirigir en áreas como las siguientes:

• Demanda del cliente y expectativas.
• Dinámica del mercado
• Retos competitivos.

En este análisis podemos usar una matriz simple (elemento visual) para capturar todos los detalles necesarios y obtener un excelente punto de vista de una situación, con el objetivo de identificar los factores claves estratégicos en un área específica.

Una vez que factores clave se han encontrado, el equipo puede consolidarlos y priorizarlos en un gráfico simple. El equipo usará estos factores para generar los objetivos y metas estratégicas para la organización. Para realizar la evaluación de la situación podemos usar un gráfico con un ejemplo en el Área de Producción, como el de la figura. Una matriz DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades), que nos ayuda a revisar la situación actual productiva y generar los factores que requieran una respuesta de la organización.