Después de mucho trabajo, hemos terminado recogiendo una gran pila de datos, tal y como explicábamos en en una de las entradas anteriores. Ahora, desde este punto, si saltamos a realizar conclusiones sin entender las causas raiz de los problemas, a menudo nos encontrarermos que estamos perdiendo el tiempo y empleando recursos necesarios para otros menesteres. En condiciones normales es mejor localizar la ocurrencia real del problema, antes de identificar las causa raíz. Antes de empezar, asegurémonos de que todo el mundo esta de acuerdo con la definición del problema. Parece una tontería, pero no todo el equipo suele estar de acuerdo en cual es el problema. Es posible que tengamos primero que resolver temas relacionados con los métodos que empleamos para realizar las mediciones.

Paso 1: Identificar las posibles causas potenciales.

• ¿Cuales son las causas posibles del problema que estamos estudiando?

Considera la posibilidad de invitar a gente que normalmente no tengamos en el equipo a una de las reuniones en donde se discuten estos temas alineados con la resolución del problema. Cuantas más áreas del proceso y cuanta más gente diferente esté representada, más probabilidades tendremos de identificar nuevas causas potenciales.

Usa los diagramas de causa-efecto o realiza sesiones de Brainstorming para hacer surgir las ideas. Tarea muy dificil de conseguir durante el trabajo en equipo. No es fácil alinear a todo el mundo en la búsqueda de causa-efecto de un problema. Escribamos todas las posibilidades primero; más tarde podremos discutirlo conb el resto de compañeros del equipo y eliminar algunas de ellas. Una manera de encontrar las causas raiz, es pensar en cual puede ser la causa, de cada posible causa que hayamos listado. Es un poco redundante, pero por ejemplo, supongamos que encontramos que la causa principal de los retrasos en las entregas a los clientes, es la falta de materia prima. Debemos preguntarnos; ¿Porque nos quedamos sin materia prima? Continuemos explorando las «causas de las causas» hasta que finalmente lleguemos o tropecemos con una pregunta que pueda resolver la pregunta inicial con hechos. Está técnica parte de la base de la técnica ya conocida de los 5 Why, o 5 porqués.

Paso 2: Verificar las causas con datos.

•  ¿Como podríamos detectar la influencia en el problema de estas posibles causas potenciales? ¿Cuales son los patrones que esperaríamos ver en los datos?
• ¿Disponemos de algún dato que pudiera ayudarnos a decidir cuáles son las causas reales del problema?¿Estamos seguros de que los datos existentes son suficientemente relevantes y están relacionados con el problema que estamos estudiando?
• ¿Aparece siempre el problema cuando alguna de las posibles causas que hemos identificado esta activa?
• ¿Cuales son los datos o información adicional necesaria que necesitamos? ¿Como la podemos conseguir?

Esto es normalmente el corazón del proyecto cuando las situaciones en las que trabajamos son complejas – observando el proceso, probando a hacer cambios, contando, midiendo, dibujando los datos y graficándolos, etc. Revisar la estrategia anterior puede ayudarnos a conseguir los datos que necesitamos.

• ¿Quien hará la recogida de datos? ¿desde cuando tenemos previsto hacerlo?
• ¿como serán analizados? ¿desde cuando?

Debemos usar gráficos, dibujos, y otros resúmenes con formas visuales siempre que sea posible. Nos ayudará a comprender.

3. Comprobar nuestras conclusiones sobre las causas

Despues de recoger los datos y dibujar las conclusiones, hay que mostrar los resúmenes a la gente relacionada con el proceso.

• ¿La gente que está relacionada con el proceso, está de acuerdo con las conclusiones a las que hemos llegado? Si no es así, ¿que otros datos adicionales podriamos conseguir que pudieran apoyar o contradecir nuestras conclusiones?

4. Es hora de ponernos en acción

• ¿Podemos realizar algún cambio o cambios que pudieran eliminar algunas de las causas del problema? Algo obvio que a simple vista nos está diciendo que mejoraría las condiciones.

Arreglemos algunos de los problemas obvios que pudieramos encontrar de forma inmediata, y sobretodo debemos verificar nuestras soluciones para asegurarnos de que funcionan.

• En muchos de los casos, los cambios obvios no lo arreglaran todo, pero ¿cuales serían los pasos a tomar a continuación?

En la próxima entrada aprenderemos a «Desarrollar Soluciones Apropiadas».

Algunos Links de Interes:

Artículos académicos relacionados con la identificación de las causas raiz para resolver problemas.