En los ultimos tiempos estamos viendo cada vez una mayor externalización no sólo en servicios de «Call Center», gestorías jurídicas, empresas de selección, etc, sino que también estamos asistiendo a un incremento de las actividades que más afectan directamente a la creación de valor de una compañía. Por lo tanto, el departamento de compra, ahora, también puede encontrar su lugar en el mercado del “outsourcing”. Antes de dar el paso hacia la externalización de las compras o una parte de ellas, debemos contestar a dos preguntas básicas:
- ¿Qué servicios se esperan? Los socios que nos pueden ayudar en la externalización ofrecen a las empresas una gama completa de actividades y de transacciones, como por ejemplo: pasar los pedidos de los materiales o materia primas, comparación de las facturas con los pedidos para su registro contable, el pago a los proveedores o a los trabajadores, uso óptimo en la aplicación de contratos, servicios de compra inmediata, administración de (y envío) inventarios, gestión de la demanda, estandarización y administración de datos maestros, incluyendo también temas estratégicos como la definición de estrategias para la contratación y la optimización de los costes de ejecución.
- ¿Qué grupos de materiales y servicios son adecuados para la contratación de socios de outsourcing? Estos incluirian específicamente los materiales y servicios utilizados por un gran número de empresas a través de una amplia gama de industrias. Un ejemplo clásico y sumamente gráfico está funcionando en materiales y suministros. En el caso de estos artículos, la compra por lo general tiene un apalancamiento pequeño de precio debido a las pequeñas cantidades que deben ser compradas, mientras que hay numerosos proveedores y distribuidores en este mercado altamente competitivo. Los socios de outsourcing pueden incluir el volumen de todos sus clientes, por lo que son capaces de obtener unas condiciones mucho mejores de los proveedores. Al mismo tiempo, los costes del proceso están optimizados, porque ya no es necesario generar pedidos u ordenes para cantidades muy pequeñas (es decir, el trabajo ahora se hace para varias empresas a la vez, y todo al mismo tiempo).
La externalización de la función de compras, o al menos algunas partes de la misma, se prepara implementado cuatro etapas:
- El primer paso es evaluar las opciones para la contratación externa. Los costes internos del personal de compras y los costes del proceso adicional para el mantenimiento de los datos que se generan fuera de las compras deben ser identificados y comparados con los costes de los proveedores de servicios externos o de outsourcing. Por otro lado debe determinarse el potencial para reducir al mínimo los gastos de compras bajo las dos opciones. El potencial interno debe ser determinado sobre la base de las cifras históricas, mientras que el potencial externo se define directamente por el proveedor sobre el cual estamos haciendo una prospeccion. (Debido a efectos de agrupación y el alto poder resultante de la demanda, el potencial externo suele ser más alto) En este momento es cuando se decide si se genera un caso de negocio y se evalua la viabilidad de la externalizacion u outsourcing. Una decisión de externalización debe exigir la aprobación de la alta gerencia.
- El siguiente paso es definir el modelo de outsourcing. Esto incluye la preparación de un acuerdo de servicio con los objetivos, papeles de cada parte y las responsabilidades, así como una descripción del proceso de compra.
- El proceso de compra se traspasa entonces a las manos del proveedor externo. Asimismo le son entregados los datos del material, los requisitos, información de proveedores, y las especificaciones para la entrega. Durante la implementación, todos los contratos se finalizan. En el caso de las empresas con varios sitios o departamentos, la aplicación normalmente puede tener lugar durante un período de 12 a 18 meses.
- Ejecución y control continuo del proveedor externo. Se creará un mecanismo para permitir la posibilidad de medir continuamente el rendimiento y permitir que los conflictos se resuelvan lo más rápidamente posible en el caso de que surgieran.
A través de la externalización de las compras, la compañía es capaz de participar en el poder más alto de demanda de un socio de outsourcing con precios más bajos y reducir los costes del proceso, y también es capaz de minimizar el riesgo en los negocios. Además, el outsourcing permite a la compra centrarse en cuestiones de caracter estratégico.
Además de una clara definición de la distribución de funciones entre el interior de la compañia y los servicios externos, otro factor crítico de éxito para la contratación de outsourcing es una definición clara del alcance de los servicios a realizar por el proveedor externo.
