La mentalidad principal que engloba el proceso al completo del método Hoshin Kanri es utilizar la visibilidad en todas las fases de nuestro trabajo.

Visibilidad es la toma de la complejidad con la que una organización (equipo o persona individual) se está enfrentando, y capturarla en FORMATOS VISUALES que nos permita que esa información sea manipulada, analizada, priorizada, comunicada, dialogada y monitorizada.

El concepto crítico en este caso es que la visibilidad no es una herramienta, sino una forma de actuar, una mentalidad. Es una aproximación fundamental a la manera en la que uno suele trabajar.

Algunas de las preguntas claves que se suele preguntar una persona que tiene una mentalidad de «visibilidad» podrían ser:

• Mirando la complejidad de mi trabajo, ¿Tengo alguna opción para hacerlo visible? ¿Como lo hago para visibilizarlo?
• ¿De que diagramas dispongo en relación a los proyectos que estoy llevando a cabo?
• ¿Como puedo crear visibilidad alrededor de lo que estoy intentando hacer o gestionar?
• ¿Como puedo usar la visibilidad para reducir la cantidad de tiempo que yo gasto comunicando mis ideas a los otros, o participando en reuniones en donde expongo esas ideas?
• ¿Como de útiles son los diagramas y formularios que yo estoy usando actualmente? ¿Como los puedo modificar para que sean más efectivos?

Incluso una descripción más superficial mostrará, que lo que da a las herramientas de gestión y planificación su verdadero poder y toda su efectividad, es su capacidad de exhibir y mostrar la información compleja en formatos que puedan ser realmente analizados y verificados por un individuo o por un equipo. Esto es lo que justamente hace Hoshin Kanri. Maximizar el uso de estas herramientas – en especial los diagramas matriciales – en cada una de sus fases mayores.

Usa algunas variantes de visibilidad para la creación de un plan estratégico.

Algunas de las herramientas usadas de forma más frecuente, son algunas variantes de:

• Diagramas de Afinidad.
• Diagramas de Interrelación.
• Matrices de Priorización.
• Matrices X/Y.

Desde los primeros pasos en el proceso, los líderes del equipo deben usar las herramientas de gestión y planificación, además de los gráficos de visibilidad de su propia creación, para capturar todos sus razonamientos, análisis y creación de procesos objetivos. De esta manera el liderazgo del equipo puede amplificar sus propia creatividad y su perspicacia en la creación y establecer la dirección estratégica de la organización. La visibilidad generada por las herramientas visuales será usada para comunicar los detalles del plan al resto de la organización.

A medida que el equipo desarrolla sus metas estratégicas, usará las herramientas de gestión y planificación para capturar el flujo de sus análisis y de sus decisiones. El equipo debe hacer cada elemento clave visible, por lo que deberá usar las herramientas de la manera que ellos crean más adecuadas. Por ejemplo, cuando el equipo ha decidido cuales son los objetivos y estrategias para la organización, deberán ser capturados en una matriz de su propio diseño. Algunos equipos prefieren matrices del tipo X/Y, mientras que otros utilizan matrices más complejas como la matriz de cuatro lados. Los detalles y las especificaciones de las matrices de planificación cambiarán a lo largo del tiempo, a medida que una organización recoja más experiencia en el uso de Hoshin Kanri.