Un elemento vital para establecer un programa Kaizen, es la creación y establecimiento de un comité de trabajo formado por un número de empleados concretos, que ayudarán a programar y a controlar los eventos Kaizen, con un intervalo aproximado de una vez al mes. El comité de trabajo Kaizen es el responsable de asegurar que las iniciativas Kaizen tengan lugar con los equipos de control y asegurar su éxito, eliminando todas las restricciones y obstáculos que puedan impedir los esfuerzos de mejora.
Un comité de este tipo suele reunirse una vez al mes, ya que es responsabilidad del Kaizen Champion de que los eventos Kaizen estén siempre en marcha y con todo el mundo trabajando en ellos. El Kaizen Champion es la persona dedicada 100% del tiempo a la programación y ejecución de los eventos Kaizen. Esta persona deberá tener sólidas capacidades y habilidades en: 5S, Kaizen y trabajo estándar para asegurar el éxito de este tipo de eventos. En esencia es un manager de mejora continua, que conduce las iniciativas Lean en la organización y que ayuda a que Gerencia mantenga su responsabilidad de proporcionar el apoyo necesario.
Miembros del comité de trabajo Kaizen deberían ser (paralelo a una iniciativa Hoshin Kanri):
- El Champion Kaizen.
- El Director de Planta.
- El Director de Producción.
- El Director de Ingeniería.
- El Director de Logística/Almacén/Compras/Suministros.
- El Director de Calidad.
- El Director de Recursos Humanos.
- …
Dependiendo del tamaño de la organización, puede haber diferentes cambios en el comité, por lo que lo expuesto anteriormente no deja de ser una aproximación.
- La presencia del Director de Planta en las reuniones del comité suele ser muy importante, ya que esta persona es la que establece la visión, los objetivos generales y la dirección a seguir por la organización. Junto con el Champion Kaizen, el Director de Planta deberá ayudar a los otros miembros del comité a mantener la responsabilidad sobre su gente, contribuyendo con el tiempo y los recursos necesarios para elaborar y mantener la iniciativa.
- El Director de Producción mantiene un papel muy importante en el comité. Debido a que los equipos Kaizen incluyen a operarios y otros empleados del taller, el Director de Producción debe comprometer a todos estos individuos y asegurarse de que su trabajo en la iniciativa se está haciendo. Asimismo, el Director de Producción debe estar totalmente comprometido y debe involucrarse en los procesos de formación que tengan lugar, antes y después de que los cambios en las lineas se hayan llevado a cabo. El Director de Producción deberá supervisar los esfuerzos diarios que sus empleados están haciendo en la planta, por lo que en ocasiones puede volverse una actividad complicada. A veces, un equipo puede estar moviendo estaciones de trabajo y máquinas, mientras los operarios están ensamblando y terminando productos, todo ellos dentro de la misma línea.
- El Champion Kaizen deberá reportar al Director de Ingeniería. Ambos deben ser grandes aliados. El Director de Ingeniería ayudará al Champion Kaizen para que esté centrado en la programación diaria y en todo el trabajo que generan los diferentes eventos que estén en marcha. Asimismo, esta persona debe dar soporte-ayuda, y mantener continua comunicación con todos los directivos de las diferentes áreas en todas las iniciativas Kaizen que se pongan en marcha.
- El Responsable de los materiales (suministros/compras/almacén/logística) deberá dar soporte y ayuda continua en las iniciativas de este tipo, ya que mientras los cambios en las lineas se efectúan, la gestión de los materiales se vuelve muy importante. Es posible que durante ciertos eventos Kaizen, se necesiten por ejemplo, estanterías, suministros variados, embalajes, gavetas, etc, a la vez que cualquier suministro necesario para construir o adaptar las nuevas líneas de montaje a los cambios Kaizen.
- Debido a que cualquier iniciativa Kaizen involucrará analizar los métodos y formas de trabajo, Layout de las líneas o revisión del trabajo estándar, el Director de Calidad deberá estar totalmente comprometido con el grupo. A medida que el contenido del trabajo cambia hacia nuevos estándares, el responsable de calidad ayudará a mantener las especificaciones necesarias demandadas por el cliente. El Director de Calidad deberá ayudar al Director de Producción en los trabajos de formación de los equipos mientras la implementación de los nuevos procesos se está llevando a cabo. Es fundamental su trabajo para evitar problemas de Scrap o de retrabajos hasta que los nuevos procesos estén estandarizados.
- El Director de Recursos Humanos es el responsable de todos los empleados en la organización y por tanto esta persona tiene un conocimiento pleno del trabajo que los empleados estan desarrollando y del tiempo que ocupan en las instalaciones. Este Director debe trabajar con los otros Directores del Comité para asegurarse que los empleados designados para cada iniciativa Kaizen no están de vacaciones o fuera de la planta por alguna razón durante el evento. Asimismo, esta persona debe estar completamente involucrada en la formación de los empleados y en el seguimiento de la información utilizada para esta formación.
