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Abr 29 2013

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Hoshin Kanri. Secuencia de Creación. Establecer los Fundamentos del Lenguaje de la Organización.

Los elementos lingüísticos que necesitan ser definidos son aquellos que conforman la jerarquía estratégica usada en la organización. En pocas palabras es el lenguaje que empleamos cuando nos referimos a la terminología estratégica en un proceso de planificación con Hoshin Kanri.

¿Porque debemos hacer esto? En pocas palabras, esto nos asegurará que cuando tengamos una discusión sobre algo relativo a un nivel particular de detalle en la jerarquía operativa, todo el mundo involucrado en esta discusión (o en la organización) entenderá de lo que estamos hablando.

En los programas tradicionales esta estructura jerárquica se conoce como “cascada objetivo/significado”. Los objetivos son los “que”, como los significados son los “como” del nivel estratégico. El significado en un nivel superior se convierte en el objetivo del siguiente elemento por debajo en la jerarquía. Esta práctica lógica suele ser muy confusa y en condiciones normales no se utiliza.

El establecimiento de la terminología y su jerarquía es establecida por el equipo líder, y este equipo debe ser y formar parte de esta disciplina.

La creación de los elementos lingüísticos apropiados, es siempre el primer paso usado en un proceso de programación Hoshin, ya que sin estos elementos claramente definidos, podemos encontrarnos rápidamente con una confusión sobre lo que está siendo discutido. En resumidas cuentas, todo el mundo necesita usar el mismo lenguaje mientras se discute el alcance y objetivos del plan, y todo el mundo ha de tener los concepto claros.

En la imagen podemos ver toda la terminología que suele ser usada y que resumimos a continuación. Debemos fijarnos en las declaraciones y términos, y como están alineados jerárquicamente en forma de cascada con su nivel inferior y superior:

Declaración de la Misión: Es un pequeña descripción del Valor Único que nuestra organización ofrece a sus clientes (Internos y externos; recordemos que Hoshin Kanri puede ser usado en cualquier modelo de planificación) y que representan un símbolo o seña de identidad, con las que nuestros clientes nos conocen y por la que mantenemos un carácter e identidad propios y únicos, que nos diferencian del resto.

  • ¿Quienes somos?
  • ¿En que nos diferenciamos de nuestros competidores?
  • ¿Que es lo que hacemos y que añade valor a nuestros clientes?
  • ¿Porque los clientes nos eligen a nosotros y pagan por nuestros productos?

Declaración de la Visión: Es una breve descripción del futuro estado al que una organización quiere llegar mientras ejecuta su Misión a lo largo de un periodo específico de tiempo.

  • ¿Como será la foto de nuestra organización en el futuro?
  • ¿Cuales son nuestras aspiraciones?
  • ¿Que esperamos alcanzar tras este periodo de planificación en el horizonte?
  • ¿A donde queremos llegar en nuestro mercado?
  • ¿Que queremos conseguir con nuestra estrategia de planificación?

Metas: Son las declaraciones que describen los resultados o avances que una organización debe cumplir para alcanzar su declaración de Visión.

  • ¿Cuales son las áreas principales para alcanzar nuestra visión?
  • ¿En que áreas de avance debo centrarme?
  • ¿En que puntos debemos centrarnos y apoyarnos?

Estrategias: Son descripciones resumidas de las áreas más importantes, en relación al esfuerzo que realiza la organización y que debe ser cumplido para alcanzar las Metas de la organización:

  • ¿Que logros son necesarios para alcanzar totalmente esta meta?
  • ¿Son nuestras estrategias las correctas para lograr cada meta propuesta?
Objetivos: Son declaraciones que describen grupos de proyectos o programas y que son necesarios para alcanzar y mantener una Estrategia en la organización:
  • ¿Cuales son las cosas que necesitamos hacer para alcanzar esta estrategia?
Proyecto: Es un grupo de tareas nuevas y únicas, cuyo éxito depende de poder conseguir un Objetivo:
  • ¿Cuales son las actividades nuevas y únicas que representan los avances más importantes de éxito para un objetivo?
  • ¿Como vamos a llevar a cabo todas estas actividades nuevas y únicas?
Trabajo Operativo Enfocado: Son las actividades del día a día en las que concentrarnos o en las que deben ser mejoradas para poder alcanzar y cumplir con un Proyecto.
  • ¿Cuales son los pasos o procesos de trabajo en los que tenemos que centrarnos para alcanzar este objetivo?
Medidas y Métricas: Son los indicadores que usamos para determinar y monitorizar los logros de cada nivel y de cada estrategia jerárquica.
  • ¿Como podemos saber su hemos completado o alcanzado nuestro resultado deseado?
  • ¿Están nuestros resultados alineados con los objetivos marcados?
Principios de Operativa: Un conjunto de principios guía (directrices) que crean el contexto necesario dentro del cual la organización opera y que deben cumplirse y seguirse a lo largo de toda la estructura operativa y jerárquica: Integridad, transparencia, verticalidad, etc.

Sobre el Autor

Javier Solé (autor)

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