La Técnica de análisis del problema de Kepner-Tregoe (The New Rational Manager. Princeton Research Press, NJ, 1981), es una de las cuatro componentes de la estrategia usada por KT (Kepner and Tregoe), la cual incluye una evaluación de la situación, análisis del problema, análisis de decisión y análisis del problema potencial.

La técnica de análisis de KT muestra la información obtenida a partir de preguntas, basadas en un pensamiento crítico, a la cual llamaremos, las «Cuatro Dimensiones del Problema». Con esta técnica se hacen algunas distinciones:

• ¿Que «es» un problema versus que «no es» un problema?
• ¿Donde ocurre el problema versus donde no ocurre y todo es correcto?
• ¿Cuando ocurre por primera vez el problema y cuando todo es correcto?
• ¿Cual es la extensión del problema?

Este tipo de análisis es más útil en operaciones del tipo «resolución de problemas donde la causa del problema no es conocida». Los problemas que mejor se adaptan a esta técnica son aquellos en donde observamos un nivel indeseable de rendimiento, comparado con el rendimiento estándar aceptado.

La idea básica de esta técnica es que hay siempre algo que distingue que «es» el problema, de lo que «no lo es». La causa del problema suele ser un cambio que se ha llevado a cabo y que produce efectos indeseados. Las cosas iban bien anteriormente, pero ahora ya no van bien.

Podemos añadir algunos ejemplos a esta idea. Por ejemplo el caso de una máquina y su molde, que para realizar la embutición o estampación de una pieza, esta utilizando un aceite indicado para ello. Más tarde al cabo de un tiempo nos damos cuenta que las piezas salen arrugadas y las piezas embutidas se rompen. La causa principal del problema es aquella que mejor explica todas las observaciones y hechos de la declaración del problema. (El nuevo aceite de embutición empleado para realizar la operación no tiene las características necesarias para realizar este tipo de operación, por lo que el material se arruga y se rompe durante la ejecución de la misma).

El desafío importante es identificar y realizar la distinción entre «es» o «no es». La columna Distinción tiene que ser rellenada con cuidado para poder establecer este dato con exactitud.

Por ejemplo en la declaración «Una pieza esta rota (ok) y la otra pieza no esta rota (nok)» puede ser afinada con más exactitud de esta manera «Una pieza esta rota y la otra pieza con aceite no esta rota». Esta exactitud en la distinción, es clave en determinar la razón por la cual la pieza esta rota. Esto es un ejemplo muy sencillo, que probablemente nos encontraremos en la vida real, pero no con esta claridad. Es por eso que debemos realizar un análisis cuidadoso, y tener un buen punto de vista práctico para diferenciar entre lo que «es», y lo que «no es».

De todas las posibles causas, tenemos que comprobar cual es la más probable, que será aquella que explique cada dimensión en la especificación del problema. El paso final es verificar que la causa más probable es la verdadera causa. Es decir, cuando realizamos un cambio relacionado con la causa, el problema desaparece. El destino final de este tipo de técnicas es siempre el mismo: buscar siempre explicaciones sencillas.

Al principio de la entrada nos encontramos con la tabla de análisis de KT. Vamos a poner un ejemplo siguiendo el hilo del ejemplo anterior:

Rotura del Casquillo 0506 Durante la Embutición.

Un nuevo molde para una nueva pieza se ha diseñado y construido. Tal y como está definido en las normas internas de calidad, los medios usados para producir los prototipos han de ser los mismos que los medios utilizados para producir las piezas en condiciones normales. Durante las pruebas realizadas para fabricar los prototipos con los medios finales, no se ha observado ningún problema y estos han sido realizados sin contratiempos. Los moldes han funcionado correctamente y los casquillos de la referencia 0506 han salido según lo diseñado. Después de recibir el ok por parte del cliente, empieza la fabricación en serie y al cabo de unas horas se observan roturas en los casquillos. Siempre que se comienza un nuevo turno, esto sucede a partir de la tercera hora de fabricación. El porcentaje de Scrap de este casquillo a partir de la tercera hora es del 10,2% (permanece constante) cuando el Scrap para las dos primeras horas de fabricación está entre el 0,05% y 5%. El porcentaje de Scrap comienza a incrementarse a partir de la segunda hora de trabajo en forma exponencial hasta llegar al 10,2% donde se normaliza.

Apliquemos el análisis del problema de KT en esta situación:

QUE

El problema que aparece es siempre el mismo. Las piezas se agrietan y se rompen durante la operación. No aparece ningún otro problema en la superficie de las mismas. Aparentemente las piezas son lubricadas correctamente.

CUANDO

Parece ser que el problema siempre ocurre a partir de la tercera hora de trabajo en cada nuevo turno de fabricación. Entre turnos de trabajo se dispone de una hora de paro para comida y media hora más para el mantenimiento preventivo de la máquina. Total 90 minutos.

DONDE

El problema siempre ocurre con el mismo molde. Se ha probado el molde de la ref. 0506 en diferentes máquinas y en diferentes ubicaciones y el problema persiste siempre en condiciones similares. Se han probado diferentes moldes en la misma máquina y el problema no aparece.

EXTENSION

Hay tres categorías de Extensión en este caso. (1) ¿Cual es la extensión del problema? ¿ Es un problema localizado? Esta claro que el problema aparece solo en el molde de la ref. 0506 y solo cuando la pieza es producida con su molde. Todas las piezas están rotas en el mismo punto que es la base del casquillo, al lado del radio. (2) ¿Cuantas son las unidades afectadas? ¿Cuantas unidades no están afectadas? En la declaración del problema se indicaba claramente que el porcentaje de Scrap de este casquillo a partir de la tercera hora de trabajo es del 10,2% cuando el Scrap para la primera hora de fabricación era del 0,05%. El porcentaje de Scrap comienza a incrementarse a partir de la segunda hora de trabajo en forma exponencial hasta llegar al 10,2%. (3) ¿Cuanto está afectada cada unidad? ¿Cuanto no lo esta? El porcentaje de rotura es similar en todas las piezas y siempre con la misma forma.

Cuando miramos a las diferentes distinciones vemos rápidamente que este es un problema que aparece al lado del radio del casquillo, en su base, lo que indica que puede ser un problema debido a la fluidez del material en este punto. El incremento de Scrap a lo largo del tiempo nos informa de que hay una variable que está afectando al molde para su correcto funcionamiento que aumenta su magnitud con el tiempo. Este problema es la temperatura. A medida que el molde trabaja, éste se calienta. Este calentamiento impide una correcta fluidez del material sin una correcta lubricación (en principio parecía correcta). Esto explica el porcentaje de Scrap incremental con el aumento de temperatura. Con todas estas definiciones del problema, sería fácil encontrar una solución.