Uno de los puntos más importantes en Lean Learning Management es poder mantener la información en un formato visual. Es decir, gestionar la información para que esté visible a todos los operarios con el objetivo de que rápidamente se pueda apreciar, lo que es normal de lo que es anormal.

Como ya sabemos, en la planta de producción se suceden las anomalías y los problemas a diario. Es igual si pensamos que ya lo hacemos todo bastante bien,y no importa cómo de controlados tengamos los procesos, a buen seguro que comenzaran a surgir asuntos que necesitaran una resolución. Lo ideal sería poder realizar la identificación de «forma temprana», con el objetivo de poder mantener todo funcionando sin problemas, evitando el impacto de la variación en la producción y volumen diario.

Es por eso que ser capaces de implementar la gestión Visual con la ayuda de métricas esenciales. mejorará en gran medida nuestro rendimiento. La gestión visual depende del hecho de que la información clave del proceso de producción sea claramente visible para todos los empleados (operarios, dirección, etc), con lo que conseguiremos la identificación rápida y una respuesta adecuada. Algunos elementos tales como la seguridad, la productividad, el estado de la producción, 5S, Lead Time, calidad, etc,  deben estar visualmente a disposición de cualquiera y en todo momento.

La clave es encontrar la forma de mostrar toda la información sobre las operaciones de la planta. Independientemente del método elegido, suele ser recomendable publicar la información crítica específica en boletines o similares. Algunos de los enfoques para la gestión visual podrían serían los siguientes aunque insisto en que las opciones son muy variadas:

• Tablas de Control de producción y productividad.
• Tablas semanales de control 5S.
• Resultados diarios de calidad.
• Informes de seguridad.
• Monitores Takt.

La idea principal es la siguiente:

Juntos observamos –> Juntos actuamos –> Juntos Aprendemos

Tablas de Control de Producción

Las tablas de control de producción se utilizan para el seguimiento del estado de la producción, y son los mejores elementos visuales con los que podemos trabajar al lado de la linea. Se suelen colocar en el extremos de la linea, pero nunca de cara al trabajador, sino de cara al pasillo, donde todo el mundo puede ver que está sucediendo en la linea, máquina o proceso. En ellos se suele controlar el tiempo de procesamiento, cadencia, etc. Cuando la linea no se está moviendo a una determinada velocidad, el problema puede ser rápidamente detectado y resuelto. En estas tablas podemos mostrar la cantidad de piezas a fabricar, las piezas reales fabricadas, el tiempo en hacerlas, el tiempo teórico, el número de unidades diarias, etc. A continuación se muestra un ejemplo.

Este tipo de tablas permite una respuesta más rápida del responsable de la zona o departamento. Por ejemplo, si una herramienta está dando un mal funcionamiento, (rápidamente visualizado en la tabla) el responsable de mantenimiento y el ingeniero de fabricación pueden responder y reparar la herramienta rápidamente para evitar más retrasos. Asimismo, podemos preparar este tipo de tablas para que recojan información adicional que pueda servirnos de ayuda más tarde durante las reuniones del comité. Por ejemplo, podemos controlar los problemas más recurrentes, las soluciones adoptadas, etc.

Tablas semanales de control 5S

El día específico de la semana que se destine a tal uso (suelen ser los viernes), el responsable de grupo Kaizen debe llevar a cabo una breve revisión de la línea de montaje, puntos de trabajo y otros procesos similares de la planta. Cada linea, zona, área, etc, deberá de tener un grupo o un equipo 5S. Los operarios que están asignados a un equipo 5S serán responsables de mantener sus áreas limpias, seguras y organizadas. Lo ideal es que una vez a la semana, por ejemplo los lunes, se publicaran los resultados de este tipo de iniciativas 5S en el tablón de anuncios de la empresa o similar. Este hecho, puede ayudar a crear un nivel de competencia saludable entre los equipos para ver quienes lo hacen mejor. La idea no es apuntar y señalar a aquellos que lo están haciendo mal, sino de que todo el mundo tome conciencia de que es lo que se debe hacer y cuales son las áreas que necesitan más atención.

Una forma de señalar que áreas cumplen los requisitos establecidos y estandarizados en 5S, es dar color a las diferentes zonas, por ejemplo:

– Zona Roja no cumple los requisitos 5S

– Zona Amarilla cumple con los requisitos mínimos 5S

– Área Verde cumple 5S requisitos

Resultados diarios de calidad.

Los resultados de calidad suelen expresarse de maneras diferentes según el tipo de organización. Algunos se centran en partes por millón (PPM), otros simplemente miran el número de piezas rechazadas, retrabajos o defectos por auditoría interna. Independientemente de cómo se realiza un seguimiento de calidad, la información es necesaria que sea colocada para que todos los empleados la puedan ver. Estos datos deben ser visibles, no para asignar la culpa a nadie (recuerdo el caso de una empresa que cada vez que había un error en la organización, hacía visible la equivocación aplicando el nombre de la persona y el dinero perdido por la equivocación. En este caso, estaba claro que el objetivo era hacer un escarnio público de la persona, y no ayudar a que no volviera a suceder de nuevo), sino para indicar las líneas o áreas que necesitan una mejora rápida o un evento Kaizen. Esta publicación de datos debería tener una recurrencia diaria.

Informes de Seguridad

La seguridad debe ser de las iniciativas más importantes de la organización. Aunque la productividad sea del 100%, haya 0% de rechazos, y que toda la planta sea un modelo a seguir en 5S, sin duda pueden generarse grandes problemas si los operadores sufren lesiones y existe un alto grado de ausentismo en el trabajo. Al igual que la calidad, la seguridad puede detectarse de varias maneras. La métrica más común dentro de la seguridad puede controlar el tiempo perdido debido a una lesión en particular. En base a esta definición, no todas las lesiones debería ser controladas.

Para aclarar este concepto, podríamos hacer el seguimiento de un operador que se corta en la mano con una pieza que está hecha de un material de poco espesor y por lo tanto requiere una cura inmediata. Está claro que este tipo de lesión, que si puede representar un problema de seguridad por no usar guantes, no debería incluirse en el tiempo perdido debido a una lesión. Aunque quizás si, por la infracción de una norma de seguridad por no usar guantes. Sin embargo, si un operario herido requiere atención de un hospital o centro médico, por un corte de mayor importancia, o una rotura, si que podría ser considerado como tiempo perdido.

Cada organización lo controla según sus problemas. Algunos fabricantes definen el tiempo perdido como la discapacidad a corto plazo, es decir, una lesión que requiera que el empleado pierda un día o dos de trabajo. Aunque quizás sea mejor pensar en términos de tiempo perdido, cuando el empleado tiene dejar el trabajo para la atención médica. En resumen, la pérdida de tiempo, por línea, debido a la lesiones dentro de la línea, también debe ser publicada, y por supuesto, una organización siempre debe tratar de conseguir el número más bajo posible en este aspecto.

Controles Takt (monitorización)

Mientras los operarios están trabajando para lograr un tiempo de cadencia, no pueden ser conscientes de cual es su ritmo y como se esta relacionando con el tiempo Takt requerido. Necesitan saber si están trabajando demasiado lentos o demasiado rápidos, y para tal efecto los monitores Takt están diseñados. Los monitores Takt se pueden instalar en el comienzo y el final de cada una de las línea de montaje. Aunque el monitor al final es el más útil, es bueno tener una al principio también. El monitor frontal puede alertar al operario en la estación de que una de las estaciones de la línea está estancada debido a un cuello de botella.

La información en el monitor Takt es muy simple y explica las condiciones actuales de la operación de montaje. Los monitores suelen ser electrónicos y existen en una gran variedad de tamaños y estilos. Es común que estos sistemas de monitoreo del tiempo Takt estén acompañados de software en red, que permite a los responsables supervisar el progreso de la línea desde cualquier ordenador. Si está utilizando un sistema de vigilancia de este estilo, suele ser una buena práctica tener un mantenimiento programado que garantice su correcto funcionamiento. Es básico que los monitores estén funcionando correctamente y proporcionen la información precisa.

La formación es fundamental para el éxito de la gestión visual y control de eventos Kaizen. El entendimiento y los fundamentos de lo que son las pérdidas, el trabajo en 5S, la estandarización del trabajo y su estabilización, la gestión visual, y las cálculos básicos necesarios para la planificación y el seguimiento, son importantes. Una vez que los empleados estén capacitados y entrenados, la participación en eventos Kaizen ayudará a los equipos, y los mismos operarios empezarán a entender por qué algunos proyectos Kaizen se llevan a cabo.