Ago 10 2013

Learning Kaizen. Trabajo estandarizado como herramienta. K5

Esta mañana leí una cosa que me pareció interesante comentar en este post. Hacía referencia a la diferencia entre un niño y un adulto a la hora de empezar o emprender un nuevo proyecto. En concreto, se estaba valorando la NO facilidad de un adulto para empezar un proyecto de “encontrar un trabajo”. Generalmente los adultos, antes de emprender un proyecto (sea del tipo que sea) solemos establecer límites del tipo, “no sé si seré capaz, mejor no lo hago porque no sirvo, por aquí no sigo porque ya está muy trillado, no lo hago de esta manera porque seguro que no sirve, etc”. En cambio, los niños, son totalmente diferentes en este aspecto. Cuando empiezan algo nuevo, no piensan en las limitaciones propias o del entorno, simplemente actúan según su objetivo o su meta final y es por eso que son capaces de generar mayor capacidad de aprendizaje y de éxito en los pequeños proyectos que arrancan. Solo por poner algunos ejemplos, aprender a hablar, aprender a andar, montar un puzzle, conseguir algo de sus padres, etc. Los adultos trabajamos con nuestras propias limitaciones y restricciones que automáticamente nos autoimponemos antes de empezar, cosa que los niños no hacen. Aprendamos la lección y pensemos que somos capaces de cualquier cosa, incluso de encontrar trabajo, por complicado que esté.

Por otra parte y cambiando de tema, como ya sabemos el Trabajo Estandarizado nos ayudará a la identificación y la eliminación de residuos en nuestras operaciones diarias. El Trabajo Estandarizado puede mejorar significativamente las operaciones manuales. Las mejoras en el tiempo de actividad y la reducción de tiempo perdido por la reducción de tiempos de cambio y preparaciones de operaciones en los equipos, se sumará a la capacidad para mejorar el rendimiento del proceso.

A nivel de mejora podemos atacar a dos capas. Eliminar una primera y gran capa de residuos, en general produce mejoras significativas en el rendimiento general. En este punto la mayor parte de las mejoras a las que podemos atacar se encuentran a nivel de proceso y operaciones individuales y no a nivel de los procesos de conexión de las operaciones dentro del flujo. Nuestras metas posteriores en la segunda capa las situaremos través de la espiral de mejora continua para conectar los procesos y de esta forma poder tener impactos incluso más grandes en las mejoras, con lo que reforzaremos la motivación de los empleados para mantener la estabilidad de los procesos individuales.

En todo este proceso de estandarización que queremos llevar a cabo, tiene gran importancia la filosofía que se emplea en las organizaciones japonesas conocida como “de pie en el circulo – standing in the circle” y que forma parte de la filosofía “Genchi Genbutsu”, la cual remarca y se enfoca en ir al lugar real de trabajo para observar y entender.

No podemos iniciar un proceso de estandarización sin conocer exactamente que es lo que se está haciendo actualmente y utilizarlo como base para establecer un proceso de mejora. Es por eso, que este ejercicio de “standing in the circle”, propone el ir al puesto de trabajo y mantenerse de pie en ese punto, observando y tratando de entender que es lo que realmente se está haciendo en la operación, como se está haciendo y cuales son aquellos residuos que es posible eliminar en un futuro proceso de “punto Kaizen”.

Estar de pie en el circulo, dará la oportunidad de tener un conocimiento profundo necesario para estandarizar y posteriormente ser capaz de identificar las verdaderas contramedidas necesarias.

Después de haber dominado la capacidad de observar e identificar los residuos, es posible que necesitemos documentar la situación con las herramientas de trabajo normalizado. A menudo se cree que el trabajo estandarizado es principalmente un conjunto de instrucciones para el operador. En realidad, uno de los usos más poderosos de trabajo estandarizado es analizar y comprender los residuos en las operaciones. El procedimiento de realizar un trabajo documentado será la capacidad de hacer una representación visual de los residuos (u oportunidad de mejora) que existen.

¿Como realizamos el estandarizado del trabajo?

  1.  Primero identificamos todos los pasos básicos de trabajo. La observación del trabajo actual, nos permitirá determinar el trabajo exacto que actualmente se está haciendo. Podemos emplear para ello Diagramas de Flujo, Deployment Flowcharts o cualquier herramienta que nos ayude a establecer una relación entre todos los pasos del trabajo. Si el operario se mueve o sale de su zona de trabajo, miramos de identificarlo. Si el operario realizar un patrón de movimiento dentro de su zona de trabajo, tratamos de recogerlo. Si el operario esta sentado o de pie en su puesto de trabajo, observamos el movimiento de sus manos. El objetivo es ver que se está haciendo y documentarlo. En este primer estadio, no pretendemos realizar un análisis muy minucioso (eso vendrá más tarde en sucesivos procesos de mejora) sino, realizar una descripción de lo que está sucediendo.
  2. Registrar el tiempo para cada paso del proceso. Una vez identificados los pasos y dependiendo del proceso o trabajo, puede resultar interesante establecer un registro de tiempo. Si somos capaces de aplicar esta registro de tiempo a lo largo del Diagrama de Flujo, podremos ver el tiempo que empleamos en cada paso y será una buena herramienta para realizar una futura mejora, ya que podremos enfocar nuestros esfuerzos en mejorar el tiempo destinado a cada paso. Suele ser interesante separar este tiempo en dos tipos: Tiempo de trabajo y Tiempo de movimiento.
  3. Realizar un dibujo de la operación, mostrar el movimiento del operario, material y el flujo de la información. Por último, realizar un dibujo suficientemente grande para mostrar lo que está sucediendo, suele ser una herramienta muy visual y bastante potente. Podremos ver problemas del tipo: muchos movimientos, desorden en los pasos de trabajo, repeticiones, etc. No solo es interesante dibujar el movimientos del operario, sino, que a veces suele ser interesante fijarse en los movimientos del material que se está trabajando, asimismo como los flujos de información recibidos por el operario en cada punto de la operación. Esto nos permitirá ver posibles duplicidades y otros elementos residuales que podemos eliminar.

Tener la capacidad de documentar los procesos es clave para las futuras mejoras. A veces nos encontramos con organizaciones en donde las instrucciones para realizar la operación y las diversas tareas, son repartidas mediante el “boca a boca” y vienen de la acumulación de la experiencia a lo largo de los años. Es conocimiento tribal que se mantiene en la cabeza del empleado, y que cuando ese empleado por una u otra razón deja la empresa, suele irse con él.

La documentación de los procesos, nos dará la oportunidad entre otras cosas de detallar lo que agrega valor a la operación y por lo que el cliente está dispuesto a pagar. Y nos permitirá eliminar aquello por lo que nadie quiere responder. Sin la estandarización o normalización, no hay linea de base para establecer una mejora.Documentar un proceso es fácil hoy en dia. Podemos utilizar desde cámaras de fotos, ordenadores, etc. Incluso si no tenemos tiempo para poder documentar adecuadamente, la solución rápida podría ser hacer un vídeo con la explicación de los pasos que se están siguiendo.

Normalizar un proceso en una oficina es similar.

  • Ver lo que está sucediendo en el área de trabajo, observando múltiples ciclos de un mismo proceso.
  • Tener cuidado si más de una persona realiza el proceso y tomar nota de donde la normalización es deficiente, especialmente cuando afecta a la calidad o la productividad.
  • Documentar, o escribir o grabar en video los diferentes pasos del proceso en la secuencia en que se producen.
  • Identificar los orígenes de la variación, tanto en el flujo de información como en el flujo de materiales.
Eso es todo que nos es poco.

 

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