Una característica importante dentro del concepto de mejora continua es que sea importante representarlo como un concepto de nunca acabar, o lo que es lo mismo, como un proceso de cuestionar y re-cuestionar el funcionamiento detallado de una actividad. Un ciclo. En la práctica se utilizan muchos y diferentes ciclos, pero a continuación se describen dos de los ciclos más importantes que se emplean hoy en día en las actividades de las organizaciones, y que están sujetos a las actividades de mejora.
El ciclo PDCA: Planear (P=plan), hacer (D=do), verificar (C=check) y actuar (A=act). En realidad el proceso es muy simple y es el siguiente. En la primera etapa – Planear – es en donde tratamos de localizar, recuperar, recopilar y analizar los datos necesarios para llevar a cabo un plan de acción que tiene la finalidad o el objetivo de mejorar el rendimiento. En la siguiente etapa – Hacer – tratamos de llevar a cabo el plan de mejora que hemos acordado y que hemos desarrollado durante la etapa anterior. Es cuando nos vamos al escenario de los hechos para aplicar las mejoras que hemos pensado. Posteriormente pasamos a la etapa de – Verificar – y es aquí en donde evaluamos si esta nueva solución o conjunto de mejoras realizadas en la etapa anterior han tenido el resultado esperado, y el rendimiento previsto. Por último nos encontramos con la etapa – Actuar –. Durante esta etapa, consolidamos las mejoras y estandarizamos todo el proceso en el caso de que hubiera tenido éxito. Por el contrario, si no estamos satisfechos con los resultados, no nos queda más remedio que aprender la lección, formalizarlo, y volver a empezar el ciclo con la experiencia del resultado obtenido en el ultimo proceso de mejora.
El ciclo DMAIC: Definir (D=Define), Medir (M=Mesure), Analizar (A=Analyze), Mejorar (I=Improve), Control (C=Control). Este enfoque también es conocido como el enfoque Six Sigma Improvement Cycle, y es un enfoque un poco más intuitivo y obvio, ya que sigue un proceso un poco más empírico. El primer punto empieza con la etapa de – Definición – del problema en donde se intenta comprender el alcance de lo que va mal y lo que hay que hacer para poder llegar a definir con exactitud los requisitos de la mejora de procesos. Identificación del proyecto y selección del equipo adecuado. Después de la etapa de definición nos movemos a la etapa de – Medición –. Este es un punto importante en este enfoque, porque la idea general es asegurarse de que el problema es realmente un problema que merece la pena resolver, y que al realizar las mediciones establecemos pruebas contundentes de que esto es así. Establecemos requisitos, características clave y parámetros de funcionamiento. Una vez se ha medido, ya podemos pasar a la siguiente etapa de – Análisis –. Generalmente esta etapa se utiliza para desarrollar hipótesis sobre cuales son las causas del problema en realidad. Relaciones causa efecto, análisis de históricos y reales, etc. Una vez que las causas del problema se verifican e identifican, el trabajo puede comenzar el proceso de – Mejora –. Las ideas que se han desarrollado para eliminar los problemas y las causas de estos, pasan a probarse y las soluciones que parecen funcionar se acaban implementando y estandarizando, midiendo los resultados finales. Una vez que se ha implementado el proceso mejorado, debemos – Controlar –, monitorizar, documentar su rendimiento y su funcionamiento para comprobar que la mejora se mantiene y es fiable. Después de llegar a esta etapa, el ciclo comienza de nuevo y define nuevos problemas que puedan impedir una mejora adicional.
Recordemos que lo importante de estos ciclos de mejora, es la llegada al último punto en ambos casos. Ese punto en donde el ciclo comienza de nuevo y literalmente nunca para, por lo que se convierte en parte del trabajo de cada persona.
