Hace ya algún tiempo cayó en mis manos un libro muy interesante «Organízate con Eficacia», el cual me ha ayudado a entender cuales eran los verdaderos problemas que tenía para poder organizar mis acciones diarias con cierta solvencia. El autor del libro es David Allen, un experimentado consultor y formador de ejecutivos que es considerado uno de los expertos en productividad más influyentes del mundo, debido a que ha trabajado para multitud de organizaciones consideradas de primer nivel como Oracle, Microsoft y el Banco Mundial entre otras.

La idea básica que nos enseña David Allen en este libro, es aprender un sistema de organización que nos permita liberar nuestra mente o nuestra «RAM» como el la denomina, de las tensiones y estrés diario que hace que no podamos despertar nuestra creatividad, nuestro poder de innovación y que nos impide de alguna manera ser más eficaces a lo largo de nuestra vida y en todos sus diferentes aspectos.

David propone una serie de normas, reglas básicas de organización, que nos ayudan a organizar nuestro día a día  permitiéndonos gestionar nuestro modo de trabajar de forma más eficiente con el objetivo de alcanzar todos nuestros retos diarios eliminando cualquier ansiedad.

A continuación haré un breve resumen de su funcionamiento para toda aquella persona que esté interesada y con el objetivo de que pueda iniciarse en este método y le sirva para organizarse diariamente. Mi forma habitual de usar este método es con la aplicación de notas «Evernote». El sistema está basado en cinco fases:

1. Recopilar. En esta fase lo importante es recoger, reunir, agrupar, recopilar, todo aquello que corra por nuestra mente y que sea objeto de interés por nuestra parte. Normalmente, parte de esta información o de estas cosas pasan a engrosar nuestra memoria «RAM», mientras que otras sencillamente pasan a engrosar nuestra lista de incompletos o cosas que «deberíamos» o «tendríamos» que hacer. La idea es hacer un inventario de frentes abiertos y recogerlos en contenedores (físicos o electrónicos) que nos permitan mantenerlos en suspenso hasta que se disponga de un momento para decidir que es lo que son y si se va a hacer algo con ellos. En resumidas cuentas se trata de asegurarnos de que recogemos todo lo que necesitamos y que pueda ser guardado en algún lugar que no sea nuestra mente. Algunos elementos de recopilación clásicos podrían ser hojas de papel, programas informáticos, una bandeja, el correo electrónico, etc.
2. Procesar. Es el modo de vaciar las cestas o puntos de recopilación. David nos dice que quizás este punto es el que ha contribuido a mejorar en mayor medida la situación de las personas que se han propuesto usar su método. Hemos de procesar uno por uno todos los elementos que tenemos recogidos en las bandejas, preguntándonos: «Este elemento, ¿requiere una acción?». En caso negativo, cabrían 3 posibilidades: Eliminar o tirar a la papelera, conservar o incubar en un archivo de seguimiento por si algún día tal vez nos hiciera falta, o por último, enviarlo a un archivo de consulta recuperable cuando se necesite. En caso positivo, es decir, que el elemento requiera una acción por nuestra parte, tenemos 3 opciones: hacerlo si la acción requiere menos de 2 minutos, delegarlo si no somos la persona más apropiada para ello, o aplazarlo dentro de nuestro sistema de organización para hacerlo más tarde como una opción de trabajo.
3. Organización: A medida que vayamos procesando los diferentes elementos de nuestra bandeja de entrada, nuestro sistema de organización irá evolucionando y colocando todas las cosas en el lugar idóneo para nosotros. En su libro David Allen, nos habla de siete tipos primarios de cosas a los que deberemos seguir la pista y manejar de forma organizada: una lista de proyectos, material de apoyo para los proyectos, acciones o información con fecha fijada previamente, una lista de «acciones siguientes», una lista de «en espera», material de consulta y una lista de «algún día tal vez». Una vez que sepamos por nuestra parte, que elementos necesitan de seguimiento, lo único que necesitaremos son listas o carpetas para los materiales de consulta o para los materiales que nos ayudarán con los proyectos (un proyecto es aquello que requiera más de una acción). No sé trata de hacer listas de cualquier manera, sino hacer listas utilizando un sistema simple y que parte del sentido común. Listas con funcionalidad completa.
4. Revisar: Una vez que tengamos todo recogido, procesado y organizado, el propósito de esta fase es mantener o gestionar la funcionalidad de todo el conjunto para permitir que el cerebro se relaje y con ello lograr desarrollar una actividad más productiva y funcional. Debemos estar seguros de que estamos haciendo lo que debemos hacer y que lo tenemos todo controlado, por lo que revisar nuestro método de gestión con regularidad es el sistema ideal para mantener engrasadas nuestras acciones. Hemos de enfrentarnos a las cosas que debemos de tener en cuenta y cuando, además de preguntarnos que es lo que necesitamos hacer y con que frecuencia para que el sistema funcione y nos permita trabajar en un amplio estado de productividad.
5. Hacer: Una vez que tenemos el sistema trabajando, nuestro día a día nos obliga a tener que decidir que debemos hacer en cada momento. Organízate con eficacia, nos explica varios métodos que resultan extremadamente útiles para tomar decisiones sobre las diferentes acciones: El modelo de 4 criterios para escoger acciones en el mismo momento, el modelo triple para evaluar el trabajo diario y el modelo de seis niveles para revisar nuestro propio trabajo.

Hay infinidad de páginas web que explican el funcionamiento de este método. Algunas muy interesantes pueden ser el blog de David Torné y el blog de Berto Pena, ambos muy interesantes si además quieres utilizar el este método con Evernote.