Cuando reducimos el tiempo de espera (Lead Time) no sólo estamos reduciendo las variaciones existentes en el proceso de fabricación, sino que estamos permitiendo que se produzcan reducciones de inventario directamente en el proceso. Aplicando algunas herramientas reducimos la exposición a los factores internos del proceso de fabricación, además de factores relacionados con el deterioro, obsolescencia, etc. Asimismo nos sirve para reducir las variaciones existentes directamente en proceso de planificación en si mismo.

El proceso de planificación es una enorme fuente de variación en su mejor forma. Cualquiera que haya tratado de manejar una planta de producción con un MRPII (Manufacturing Resource Planning II) o cualquiera de los otros modelos de planificación podrá constatar este hecho. No es práctico, además de especialmente lento y enredado. El taller está funcionando a una velocidad que los procesos de planificación típicos no son capaces de alcanzar, incluso en las mejores circunstancias. Por lo general, el ciclo de planificación tiene una actualización semanal, pero el taller está cambiando cada hora o incluso mucho más rápido. No es muy diferente si el proceso de planificación se actualiza diariamente, ya que todavía no es lo suficientemente rápido como para ser capaz de gestionar la planta de producción.

Además, cuanto más lejos dispongas el horizonte de cálculo en tus procesos de planificación, mayor es el Lead Time planificado y más incierto es el plan calculado. Esta incertidumbre no es más que una variación con otro nombre. Generalmente, cuando planificamos y con el objetivo de «curarnos en salud», solemos aumentar nuestras estimaciones y añadir un poco «sólo para asegurarnos de» o «por si acaso». Ahora resulta que nosotros aumentamos nuestras estimaciones «por si acaso» y por ejemplo nuestros proveedores para cubrir sus propios problemas, también alargan más sus estimaciones, por lo que vamos agregando capas de inventario a lo largo de la cadena de planificación. Si además, ponemos el factor tiempo a trabajar, estos aumentos en las estimaciones se amplifican, por lo que cuanto más lejos va nuestro horizonte de cálculo menos precisa es la planificación y más se amplifica el inventario. Esto sucede a lo largo de la cadena de suministro y es una fuente importante de variabilidad.

Yo entiendo que los programas de planificación como MRPII siguen siendo necesarios para hacer planes a largo plazo y la gestión de las materias primas al menos en una parte. Pero creo también que el MRPII puede ser un generador de variaciones grande, cuando se utiliza para desencadenar o arrancar la producción en cualquier punto de la planta.

Algunas de las técnicas que podríamos utilizar para reducir los plazos de entrega, reducir el tiempo de espera y mejorar el flujo:

i) Reducción del tiempo de producción que es una combinación de:

• La eliminación de pasos innecesarios en el proceso.
• La reducción de defectos de fabricación. Eliminar retrabajos y piezas defectuosas.
• Modificación de las condiciones actuales para que los pasos de procesamiento que se encuentran actualmente en funcionamiento y que tenemos marcados como necesarios, pero que no aporten valor a la operación, puedan ser eliminados.

ii)Reducir el tiempo de espera de la pieza.

El Tiempo de espera de la pieza se reduce equilibrando, por lo que el flujo ha de estar sincronizado con el Takt Time.

iii) Reducir el tiempo de espera del lote

El tiempo de espera del lote es el tiempo que una pieza que está dentro de un lote, está esperando para ser procesada o fabricada. Para reducir los tiempos de espera no tenemos más remedio que reducir los tamaños de lote y nivelar y equilibrar los modelos que fabricamos. El objetivo es hacer que los tamaños de lotes tiendan a una sola pieza. Cuando el tiempo de espera se reduce, el tiempo de espera de la primera pieza también se reduce. Esto a menudo es pasado por alto y no es valorado, pero es muy importante ya que siempre pueden haber problemas de calidad, producción, etc, y justamente cuanto antes se descubran estos temas o estas variaciones, más rápidamente podremos intentar que queden resueltos. El Lead Time de la primera pieza es a menudo la clave para ser más sensible a los problemas de calidad.

iv) La reducción de las demoras del proceso

Los retardos o demoras del proceso es todo aquel tiempo de un lote completo que está en espera de ser procesado. A menudo se le llama tiempo en cola. Existe todo un sistema para la gestión de colas. Para eliminar esto, debemos nivelar las cantidades de producción y capacidad de procesamiento con el objetivo de sincronizar el flujo en toda la planta. Las causas más comunes de estos retrasos son capacidades desiguales de las procesos y la producción por lotes. Esto también puede ser causado por la falta de sincronización y por los retrasos en el transporte.

v) Gestión del proceso para absorber las desviaciones y resolver problemas

Muchas fuentes de desviación y variaciones aumentan los Lead Times de producción, tales como las averías y paros de máquinas, por problemas de calidad, por nombrar sólo algunos. Todas estas desviaciones causan inventarios en aumento, y nuestra idea es reducirlos si podemos. Cuando dentro del sistema tenemos variaciones o formas de pérdidas, no agreguemos más inventario para esconderlo. En su lugar, debemos atacar esos problemas. Una de las herramientas clave para gestionar el proceso es el concepto de transparencia. Sacar los problemas a la superficie.

vi) La reducción de retrasos en el transporte

En la tendencia del flujo a una pieza, la sincronización, y la nivelación del producto, se pone especial énfasis en el transporte o en los movimientos internos, que son una gran fuente de pérdidas. Para reducir este desperdicio, podemos emplear varias estrategias, como pueden ser la creación de operaciones con ciclo cerrado, como células en forma de -U-, o utilizar transportadores.

vii) Reducción de los tiempos de preparación, cambios de moldes, etc.

Cada vez que una máquina tiene múltiples usos y la utilizamos para diferentes cosas, haremos cambios entre los ciclos de producción. Para mantener la producción antes y después de la máquina, debemos situar buffers de inventarios que mientras permiten que la producción sea continua, también ralentizan el flujo en general. Por consiguiente, si se reduce el tiempo para el cambio de un tipo de modelo a otro, también se puede reducir el inventario, tanto antes como después de la máquina. Esta reducción del tiempo de espera y la mejora de productividad en los cambios se conoce como SMED.  Es muy práctica para la reducción de los inventarios y por lo tanto mejora el tiempo de entrega y el flujo de manera significativa.