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Feb 16 2013

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Gestiona las reuniones de forma productiva.

Las reuniones en la empresa pueden ser una excelente manera de comunicarse si son gestionadas de forma adecuada. No siempre todo el mundo es capaz de articular las reuniones correctamente y a veces suelen ser unos puntos oscuros dentro de la jornada diaria de trabajo y que no acaban de cumplir con su objetivo primordial. El punto más importante es intentar hacer el tipo de reunión que a los integrantes de la misma les gustaría. Es decir, si todo el mundo se siente cómodo en la misma, el tiempo será productivo de verdad para todos.

Bajo mi punto de vista yo distinguiría entre 2 tipos diferentes de reuniones:

  • Reuniones de planificación. Este tipo de reuniones son las que yo llevaría a cabo una vez a la semana. Debería ser una reunión bien dirigida y sobretodo práctica, además de estar perfectamente enfocada a los resultados. Son aquellas reuniones que no deberían sobrepasar los 40 minutos (a partir de ese tiempo parece ser que disminuye mucho la atención de la persona) y en donde deberíamos evaluar y monitorizar los avances que se van produciendo y los obstáculos que vamos encontrando por el camino en el que deambulan nuestros proyectos. Si eres el responsable en estas reuniones, debes marcar las directivas y objetivos para dejar que tu equipo establezca los procedimientos y la manera de hacerlo.
Los integrantes deben estar preparados antes y durante la reunión. Es importante ayudar al equipo a traducir los objetivos en tareas diarias, semanales o incluso mensuales. Debemos enfocarnos en conseguir más resultados con menos trabajo. La idea es tratar de analizar las tareas semanales pasadas y ajustar como vamos a enfocar las tareas para la próxima semana por ejemplo.
  • Reuniones de seguimiento: Estan son reuniones que podemos llevar a cabo diariamente. De entre 5 y 10 minutos de duración. Han de ser reuniones de control, muy, muy rápidas (a veces incluso de pie, en el taller) en donde el responsable ha de comprobar como va su equipo, como van las cosas del día a día. Tomar el pulso al trabajo del equipo. Se trata de atender temas, despacharlos y tomar decisiones rápidas para su actuación diaria. Como van las cosas, como van los proyectos, etc, con el objetivo de tomar decisiones al instante. En este tipo de reuniones el mánager se mantiene accesible para poder realizar estos pequeños briefings diarios con los responsables de cada proyecto.

Antes de las reuniones deberemos atender algunas cosas como la planificación de su contenido y difusión.

¿Estamos seguros de que necesitamos una reunión? Una vez desarrollada la planificación es posible que una reunión no sea el vehículo de comunicación adecuado y necesario para difundir su contenido. Es posible que un simple email o cualquier otra acción comunicativa consiga mejores resultados.

¿Quien debe participar en la reunión? Comprobemos cuales deberían ser los participantes. Si no disponemos de la persona o grupo de personas críticas para ese acontecimiento, deberemos posponer la reunión.

¿Como hemos de actuar dentro de una reunión de trabajo para ser más productivos? ¿Cual es la forma más natural de hacer las cosas?

Definir los objetivos y visualizar los resultados.

Usar el sentido común es básico. Necesitamos conocer claramente cuales son los objetivos antes de empezar la reunión. Han de ser propósitos claros y concisos. Si nosotros no la hemos convocado, sería interesante saber el porqué de la reunión antes de asistir a la misma. De esta forma todo el mundo esta informado, puede preparase y podrá empezar la reunión sin necesidad de establecer un punto de introducción en el orden. Es decir, podremos ir a por trabajo o por faena como se dice vulgarmente.

Si definimos los propósitos, podremos aumentar el éxito de la reunión y facilitar la generación de criterios para la toma de decisiones. El equipo tendrá una motivación que nos hará aumentar las opciones y clarificar el enfoque de la misma.

No suele ser conveniente definir más de 1 o 2 objetivos, ya que podríamos dar pie a que fácilmente no pudiéramos acabar estableciendo resultados bien definidos (el que mucho abarca poco aprieta). Es importante establecer un orden y sobretodo una prioridad en aquello sobre lo que se va a hablar.

Ser capaz de generar Brainstorming.

No se trata de venir a la reunión solo a escuchar. Sino, justamente todo lo contrario. Hemos de mantenernos activos y atentos, además de ser capaces de empezar a llenar los espacios en blanco que van apareciendo. Mucha gente suele generar Brainstorming en su interior con pequeñas ideas. Las ideas empiezan a aparecer y es necesario tomar notas para que no se escapen. Registrar nuestras ideas es básico. Suele ser oportuno utilizar mapas mentales en los que las ideas básicas aparecen en el centro y vamos asociando de nuevas alrededor de esta de forma libre.

No importa que algunas de nuestras ideas sean raras o extrañas o simplemente nos parezcan una locura para el caso que nos esté ocupando. Aprovecha para generar de nuevas a partir de estas, ya que a veces las ideas más increíbles sirven como chispa para otras ideas mucho más creativas e innovadoras.

Para mi, lo más importante durante el Brainstorming es generar el suficiente número de ideas, independientemente de su calidad, que puedan más adelante ser el germen de la idea realmente interesante.

Organizar las ideas.

Una vez que hemos sido capaces de generar Brainstorming y hemos sacado de nuestra mente todas las ideas posibles sobre aquello que estábamos hablando, ha llegado el momento de organizar todo ese material. Es hora de organizar el proyecto, y planificar las etapas, secuencias, tareas y prioridades para lograr el resultado final.

Identificar las partes más importantes de nuestra lluvia de ideas no debería representar un problema y por tanto hemos de organizar cada uno de los componentes, secuencias y prioridades para seguidamente detallarlas tanto como sea posible.

Identificar las acciones siguientes.

Este ultimo paso una vez lo tenemos estructurado, es realizar la distribución de los recursos para que el proyecto pueda avanzar. A veces las reuniones acaban sin determinar cuales son los pasos siguientes sujetos a los objetivos.

En este punto nos hemos de preguntar:

¿Cuales son las acciones y responsabilidades en lo que se refiere a los diversos aspectos del proyecto?

¿Cuales son las siguientes tareas necesarias para el avance y consecución de los objetivos?

¿Que debemos hacer para saltar los obstáculos que me voy a encontrar por el camino?

¿Como voy a organizar los recursos para obtener objetivos y compromisos de cada participante?

Básicamente, ¿Quien, que, como y cuando?

Después de la reunión hemos de tener la sensación de que nos hemos encontrado varias personas de forma voluntaria y hemos expresado nuestra colaboración para lograr uno o varios objetivos.

Finalicemos la reunión con los objetivos y metas claramente establecidas, y a todo el mundo comprometido con las tareas claramente asignadas.

 

 

 

 

 

Sobre el Autor

Javier Solé (autor)

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  1. Estructura de las Reuniones del Comité de Mejora. | Procesos, Estrategias y Operaciones.

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